Luonto pyrkii lisäämään epäjärjestystä. Sitä kutsutaan entropian kasvuksi ja se merkitsee, että puu lahoaa, rauta ruostuu ja sokeri liukenee aamukahviin. Kaikki kuluu ja vanhenee voi sanoa. Tuota vastaan voi taistella ulkoa tuodulla energialla. Luonto itse pyrkii energiaminimiin.

Samalla tavalla yrityksen sisäinen toiminta pyrkii luonnostaan kohti epäjärjestystä ja energian minimiä. Yrityksen sisäisen energian vähyyden voi aistia yrityksessä, mikä on signaali epäjärjestyksen kasvusta.

Epäjärjestystä vastaan voi toimia johtamalla. Hyvä johtaminen selkeyttää organisaation kullekin jäsenelle tekemisen tarkoituksen ja koordinoi tekemisen yhteisen tavoitteen saavuttamiseen.

Johtaminen merkitsee, että energiaa palaa.

On luotava menetelmiä ja prosesseja joiden puitteissa organisaatio toimii epäjärjestystä vastaan.

Toiminta on tavoitteellista. Menetelmät ja prosessit eivät ole itseisarvoja, niiden vuoksi ei tehdä töitä, vaan ne ovat työkaluja tavoitteiden saavuttamiseen yhdessä.

Moni on luullut, että epäjärjestyksen vähentäminen on kurin lisäämistä, mikä on täysin väärin. Kurilla voi vain estää epäjärjestyksestä kertovien oireiden ilmaisemisen, mutta itse epäjärjestys on edelleen voimassa. Se on vain piilossa jäsenten omassa mielessä.

Sellaisessa tilanteessa strategian jalkautus onnistuu heikosti.

Pyrkimys epäjärjestyksestä järjestykseen vaatii energiaa ja ihmisorganisaatioissa se merkitsee ajattelua, joka on hyvin paljon energiaa käyttävää toimintaa.

Tiivis keskittynyt ajattelu kuluttaa ihmisen energiavarat nopeasti. Moni ajattelee paremmaksi olla ajattelematta keskittyneesti, koska se kuluttaa energiaa.

Sellaisia ihmisiä on vaadittava ajattelemaan, jotta he eivät "vanhenisi" kuten luonnossa tapahtuu.

Erinomainen tapa pyrkiä epäjärjestyksen vähentämiseen on ennalta suunnittelu.
Kun tiedät mihin pyrit ja mietit miten sinne pääset, korjaat jopa askeleet paperille tai läppäriin, niin epäjärjestyksen sumu alkaa häivetä. Näkymä selkeytyy.

Kokouksessa ehkä sovitaan ja päätetään tehtävistä toimenpiteistä. Saattaa olla, että päättämättä jää, kuka kustakin toimenpiteestä vastaa. Epäjärjestys on tuolloin suurempi kuin jos kullekin toimenpiteelle olisi vastuuhenkilö sovittuna. Kun kuka tahansa tai ei kukaan ole vastuussa, on se epäjärjestyksen lisääntymistä.

Tai saatetaan jättää sopimatta aikataulu, jossa tehtävä on suoritettava. Sekin lisää epäjärjestystä. Milloin tahansa tehtävä asia on epäjärjestelmällisyyden ilmenemismuoto kun taas sovittu määräaika vähentää epäjärjestystä.

Epäjärjestys organisaatiossa on sen jäsenten epäjärjestystä.

Enemmän tai vähemmän arvaillaan mitä kunkin on tehtävä, kukin tekee sitten jotain jonka itse keksii, mikä saattaa luoda lisää epäjärjestystä muille samassa organisaatiossa.

Teollisissa prosesseissa on jo vuosikymmeniä pyritty epäjärjestyksen pienentämiseen. Se tarkoittaa, että prosessien vaihteluväliä kavennetaan, on laatujärjestelmiä laadun vakioimiseen ja automaatiojärjestelmiä tuotannon tasaiseen ohjaukseen.

Tietotyötä ei voi vakioida eikä sen epäjärjestystä voi vähentää fyysisen ja manuaalisen työn epäjärjestyksen vähentämiseen käytetyillä työvälineillä.

Työvälineiden on oltava toisenlaisia. Suuren liikkeenjohdon ajattelijana tunnettu Peter Drucker pitää tietotyön johtamisen menetelmien keksimisen olevan meidän ajan tärkein asia.

Miten kukin henkilö on sortumatta epäjärjestykseen? Hän ei voi siitä siirtää vastuuta muille. Hänen on itse vastattava asiasta itselleen.

Miten sinä toimit epäjärjestyksen vähentämiseksi?

Epäjärjestyksen signaali on, ettei oikein tiedä mitä tekisi ja järjestyksen merkki on kun tietää. Tiedätkö sinä?

Mutta yritysten johto voi tehdä paljon organisaation jäsenten avuksi. Määritellä mikä on tärkeää, mikä on turhaa tekemistä ja mitä ei saa tehdä ja innostaa ihmisiä tekemään se tärkeä asia.

Kun tekee sen mikä on tärkeää, tietää tehneensä työnsä hyvin ja saa antoisan mielen.

——-

Arvostan jos haluat antaa palautetta tai oman mielipiteesi alla olevaan kommenttikenttään tai lähetä minulle s-postia.

JAA artikkeli LinkedInissä kavereillesi!

 

Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi