Tehokkaan ja dynaamisen työyhteisön tunnistaa siitä, että käytävillä siirrytään ripeästi ja tehokkaasti kokouksesta toiseen. Kokouksissa istutaan ja päätetään vakavista asioista. Väliin vastataan kesken kokouksen puhelimeen ja keskeytetään kokous. Tätä tapahtuu niin valtion- ja kunnallishallinnossa ja yrityksissä.

Mutta onko kukaan miettinyt mitä se maksaa, että kesken kokouksen joku vastaa puhelimeen ja kokous keskeytyy. Pahimmillaan se maksaa melkoisen paljon. Joskus jopa hyvin johdetussa kokouksessa päästään lähes hurmiolliseen tilanteeseen eli kutsutaan flowsta. Eli asioihin paneudutaan, ideoita ja ajatuksia kehitetään ja päätöksiä saadaan aikaiseksi nopealla tahdilla.

Ja sitten soi se puhelin. Yksi vastaa puhelimeen, kävelee ulos puhumaan ja kokous keskeytyy. Jutellaan hetkinen niitä näitä ja jatketaan työskentelyä. Ikävä vain, että samaan hyvään kokoustamiseen palaamiseen saattaa mennä se normaali 15 minuuttia, joka vaaditaan että päästään takaisin siihen hyvään työvireeseen.

Ajatellaanpa leikillisesti, että kaikki kaikki valtion noin 80 000 työntekijää ovat kerran kuussa kokouksessa joka keskeytyy puhelimensoittoon. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että yksi puhelimen pirahdus maksaa 20 000 työtuntia. Ja kun tuon muuttaa rahaksi,niin se on melkoisen iso summa. Harva edes arvaa sen suuruutta. Summa on niinkin suuri kuin 748 000 euroa. (Valtion yhden työtunnin kustannus on 37,40 euroa tilastokeskuksen mukaan)

Samaa ajatusleikkiä voi leikkiä muullakin tavalla. Valtion työntekijöillä on keskimäärin 8 viikoa lomaa vuodessa. Eli he ovat 44 viikkoa vuodesta töissä. Jos he saisivat tehostettua töitään niin, että jokapäivä tulisi yksi 15 minuuttinen lisää tehokasta työaikaa, niin mikäköhän olisi loppusumma. Työpäiviä olisi tuollaiset 220 kpl/vuosi. Eli viidentoista minuutin työn tehostaminen toisi lisää 55 tuntia.

55 tuntia vuodessa ei tunnu paljolta. Viisitoista minuttia työpäivää kohti. 2057 euroa työntekijää kohti. Noin 167 miljoonaa euroa vuodessa. Sillä, että tehostetaan työtä viistoista minuuttia päivässä. Jollekulle hankitaan oma tulostin viereen, toiselle rauhallinen työpiste ja kokouksissa sammutetaan kännykät. 167 miljoonaa.

Jos sitten otetaan kaikki virkamiehet talkoisiin, niin puhutaan vielä hiukan isommasta summasta. Kun otetaan  kuntasektori mukaan, niin siellä on sellaiset 430 000 virkamiestä. Ja viidetoista minuutin työn tehostaminen tuottaisi sellaiset 698 miljoonaa. Eli valtion ja kuntien virkamiesten 15 minuutin tehoton työaika päivittäin maksaa yhteiskunnalle 862 miljoonaa. Suunnilleen saman verran kuin kipeän leikkauslistan leikkaukset.

Katse kannattaa aina kohdistaa sihen mitä työpaikalla saadaa aikaan. Eikä suinkaan siihen kuinka kauan siellä ollaan. Harva pohtii, että jos jokaisen virkamiehen työ keskeytyy turhanpäiväisen asian takia 15 minuutiksi päivässä, niin loppusumma tuottamattomalle työajalle on lähes miljardi euroa.

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.

www.karivahtolammi.com