Viimeisin esseeni valmistui muutama tunti ennen palautusajan päättymistä. Hiukan siihen vaadittiin nörttijuomaa (Coca-Cola), itsekuria ja musiikkia. Mutta se valmistui kuitenkin ajoissa. Pakko on paras muusa.

Ehkä tehokkain tapa saada jotain aikaiseksi on tiukka deadline. Jos sen ylittää, niin työtä ei hyväksytä tai saa sanktion. Sanktio voi olla vaikkapa pieni lisätyö. Deadline eli tarkka määräaika tehostaa toimintaa.

Samaa deadlineajatusta viljellään muuallakin. Käytössä on myöhästymismaksuja ja muita sanktioita jotta asiat hoidetaan ajoissa. Niinkin yksinkertainen asia kuin kirjojen palautus saattaa aiheuttaa myöhästymismaksun. Eli kirjat pitää palauttaa ajoissa tai kärsiä myöhästymismaksusta.

Käsittelylle asetetut tavoiteajat eri etuuksissa 2015

1 viikko
Työttömyysturva 5 päivää (uudet hakemukset 19 päivää), Kelan sivuilta

Yksi tehokkain tuottavuuden lisäyskeino Kelalla olisi siirtyminen tavoiteajasta määräaikaan. Tavoiteajan hakemusten käsittelylle voisi laittaa nollaksi ja määräajaksi säädyllisen ajan. Asumistuelle määräajaksi työviikon eli viisi arkipäivää. A-todistuksella sairauspäivärahalle saman ja peruspäivärahalle.

Mutta määräaika ei toimi ellei siitä ole sanktiota. Tuonhan näkee esim. Tampereen kaupungin ongelmista toimeentulotuen määräämisessä. Kiire yllättää aina ja kun kunnon sanktiota ei ole, niin määräajalla ei ole väliä.

Yksinkertainen tehostamisloikka olisi se, että kaikille käsiteltäville hakemuksille asetettaisiin tavoiteaikojen sijaan määräajat. Ja samalla sanktioitaisiin tehokkaasti määräaikojen ylitys. Sanktion pitää sattua hidastelijaan ja tukea sitä kuka on kärsimässä.  Jos en vie kirjaa ajoissa kirjastoon, niin maksan sakkomaksun. Miksei myös Kela tai kunta voisi maksaa sakkoa samoilla perusteilla. Eli hyvittää omasta hitaudestaan johtuvia ongelmia hakijoille.

Raha on tehokas kirittäjä. Kukaan ei halua menettää sitä, ei edes valtio. Jos hakijalle joudutaan maksamaan kunnollinen korvaus määräajan ylittämisestä, niin katse kohdistuu prosessin tehostamiseen eikä selittämiseen miksemme onnistuneet.

P.S. Hiukan leania. Yksi hukan muoto on ylimääräinen toiminta. Hidas hakemusten käsittely aiheuttaa usein vääriä maksatuspäätöksiä, niiden takaisinperintää ja sitä kautta melkoisen määrän turhaa työtä. Siksi tavoiteajan muuttaminen määräajaksi olisi ensimmäinen askel toiminnan tehostamiseen.

P.P.S. Tämä on yleistä ajattelua siitä, kuinka yhteiskunta toimii. Eli lyhyen kirjoitussarjan toinen osa.

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.

www.karivahtolammi.com