Muutos on nykyajan mantra. Se on jatkuvaa ja kiihtyvää ja samalla ne, jotka eivät muutu, jäävät kelkasta. Sanotaan myös, että ainoa varma asia on muutos.

Muutoksen syleilystä on tullut hyve. Asia johon jokaisen on suhtauduttava myönteisesti ja oltava mukana sillä ellei ole, on muutosta vastaan.

Yrityksen ylin johto kehittää uuden strategian, säästöohjelman tai yritys menee uusille markkinoille tai muuttaa tapaa, jolla tuotteita ja palveluja myydään ja markkinoidaan.

Johto käyttää kuukausia muutoksen suunnitteluun. Kun suunnitelma lopulta julkistetaan päätöksenä, niin usein odotetaan, että henkilöstö oppii ja omaksuu muutoksen nopeasti.

Osa omaksuukin. On kuitenkin iso joukko, joka taistelee muutoksen sisäistämiseksi. Mielessä pyörii asioita, joista on luovuttava eikä uusi muutoksen tuleva tila ole vielä hahmottunut täysin.

Ihmiset eivät muutu yhtä aikaa.

Osa hyväksyy, että hänen on luovuttava vanhasta, pystyy elämään epävarmuudessa, joka edeltää uuden tilan täyttä käyttöönottoa.

Osa tarvitsee aikaa, miettimistä ja keskusteluja muiden kanssa uuden tilanteen hahmottamiseen. Kuljemme jokainen omaa muutospolkuamme pitkin.

Muutosta ei tarvitse tehdä lonkalta, vaan sen voi suunnitella etukäteen. Näin voi varmistua siitä, että muutos toteutuu. Muutokseen sisältyvä epävarmuuden aika jää lyhyeksi ja haittavaikutuksen organisaation toimintaan pieniksi.

Tiedote muutoksesta aloittaa muutoksen. Henkilöstölle kerrotaan miksi muutos on tehtävä. Oikea syy on ongelma. On oltava jokin ongelma, jonka muutos ratkaisee ja se ongelma on niin polttava, että muutos on pakko tehdä.

Henkilöstölle kerrotaan mikä muutoksen suunniteltu ohjelma on ja kerrotaan millä tavalla henkilöstö ja johto osallistuvat muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Vaikka johdon suunnitelma on olemassa, on sitä tarkennettava henkilöstön omaan työhön istuvaksi.

Vanhasta on luovuttava. Pitää tietää, mistä luovutaan ja mitä ei enää tehdä. Jotkut henkilöstöstä ja johdostakin menettää jotain, kun vanhasta luovutaan. Keitä he ovat?

Luopumisen tilalle tulee uutta ja osa vanhasta jatkuu. Hyvin suunnitellussa muutoksessa nuo asiat osataan kuvailla ja tarkentaa muutoksen kuluessa.

Muutos voi olla niin suuri, että organisaatiota suojellaan muilta samanaikaisilta muutoksilta.

Muutokset vaikuttavat usein organisaation rakenteeseeen, "politiikkaan" ja toimintatapoihin, kompensaatiohin, tavoitteisiin ja muihin asioihin.

Muutoksen toteuttamisen johtamiseen on hyvä olla määräaikainen muutoksen seurantaryhmä. Sen tehtävä on seurata muutoksen etenemistä, tunnistaa vaikeuksia ja haasteita. Se ei päätä, mutta tiedottaa päättäjille asiosta, jotka vaativat huomiota.

On selvää, että suunniteltu muutos onnistuu paremmin kuin suunnittelematon lonkalta vedetty muutos.

Siksi on hyvä ennen muutoksen julkistamista miettiä, pohtia ja tarvittaessa käyttää ulkopuolista muutoksen fasilitoijaa väliaikaisena voimavarana.

Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi