Luin ohimennen Talouselämästä artikkelin huonoista työntekijöistä. Artikkelissa oli referoitu Cracked.comin artikkelia, jossa esitettiin viisi tieteellistä syytä siihen että on huono työntekijä. Ja yksi syistä oli aivojen moniajo.

Esimerkiksi Kanban on tuotu mukaan ketterien menetelmien työkalupakkiin mm. siitä syystä, että sen avulla saadaan organisoitua töitä ja rajattua yhtäaikaisen töiden määrää. Suurella määrällä yhtäaikaisia töitä on tapana hidastaa kaikkien vaiheiden osien valmistumista. Ihmisen huomiokyky hajaantuu usean työn kesken ja tällöin kaikki työt tulevat huonommin suoritetuksi. Siltikin monissa projekteissa päällekkäisiä töitä tehdään paljon ja oletetaan niiden nopeuttavan työn valmistumista.

Luin ohimennen Talouselämästä artikkelin huonoista työntekijöistä. Artikkelissa oli referoitu Cracked.comin artikkelia, jossa esitettiin viisi tieteellistä syytä siihen että on huono työntekijä. Ja yksi syistä oli aivojen moniajo.

Esimerkiksi Kanban on tuotu mukaan ketterien menetelmien työkalupakkiin mm. siitä syystä, että sen avulla saadaan organisoitua töitä ja rajattua yhtäaikaisen töiden määrää. Suurella määrällä yhtäaikaisia töitä on tapana hidastaa kaikkien vaiheiden osien valmistumista. Ihmisen huomiokyky hajaantuu usean työn kesken ja tällöin kaikki työt tulevat huonommin suoritetuksi. Siltikin monissa projekteissa päällekkäisiä töitä tehdään paljon ja oletetaan niiden nopeuttavan työn valmistumista.

Väliin tuntuu edelleen siltä, että Pareton sääntö toimii työpaikalla kuin työpaikalla. Eli 20 % tekijöistä tekee 80 % töistä. Ja tämä näkyy työpaikoilla varmaankin seuraavasti. Osa tekijöistä on kiireisiä, mutta lopputulosta ei synny. Työpöydät pursuaa tekemättömiä töitä, työntekijä ahertaa niska limassa tietokoneella ja puhua pälpättää puhelimessa. Ja osa tehtävistä on vielä sellaisia joihin itse ei voi edes vaikuttaa.

“Either way, our projections indicate that if work habits continue on their current path, in 30 years there won’t be a single productive employee remaining on earth.”, Cracked.com

Mutta aivotieteiden ammattilaiset sanovat, että moniajo aivoilla on mahdotonta. Asioita ei tehdä rinnakkaisesti vaan ajaen eri tehtäviä pienissä osasissa ja tämä aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta. Eli ns. tehokas ihminen rasittaa ylenmääräisesti aivojaan sekä samalla laskee omaa työtehoaan.

Monikin monia tehtäviä tekevä uskottelee itselleen, että hallitsee asian. Mutta tämä on asiantuntijoiden mukaan harhakuvitelmaa.

Yllättävän moni kuvittele esim. mailia kirjoittaessaan ja samalla puhelimessa puhuessaan pystyvänsä tekemään kahta asiaa kerralla. Mutta tämä on todellisuudessa harhakuvitelma. Puhumiseen ja kirjoittamiseen taidetaan tarvita aivojen samoja osia, jolloin aivot vaihtavat salamannopeasti tehtävästä toiseen. Monessa muussa tehtävässä käy samoin, ihminen vaihtelee tehtävästä toiseen nopeasti ja samalla kuormittaa aivojaan.

“People can’t multitask very well, and when people say they can, they’re deluding themselves,” said neuroscientist Earl Miller.

Tuo on aika jännä juttu, että nykyisessä työelämässä pidetään tehokkaana multitaskaavaa ja joka paikkaan säntäilevää ihmistä. Sekä myöskin työtiloja, joissa ollaan tekemissä monien häiriötekijöiden kanssa. Itse ymmärrän hyvin ns. pienryhmälle tarkoitetut työhuoneet. Muttä tällöinkin ainakin itse arvostan rauhaisaa työtilaa ja sitä että tarkkuutta vaativissa vaiheissa saan työrauhan.

Olen aina ihmetellyt, miksi työtehoni vaihtelee aika huomattavasti ja paras työaika olisi yöaika. Mutta perheellinen ei sellaista voi aina tehdä. Syynä lienee tuo nykyisen työelämän hektisyys sekä avokonttorit.Itse kaipaan kuitenkin suunnitteluvaiheessa rauhallista työympäristöä ilman turhaa hälyä ja trafiikkia.

Moniajon välttämiseksi nykyään moni nörtti käyttää työpaikalla kuullokkeita ja pyrkii rakentaamaan avokonttoriinkin rauhaisan työpisteen. Pomoille ne ovat monesti punaisia vaatteita ja he eivät ymmärrä oman työrauhan merkitystä. Kuitenkin esim. käyttöliittymäsuunnittelussa korostetaan sitä, että huomiota herättävien elementtien lisäämistä pitäisi välttää eli kaiken maailman bling blingejä. Mutta sama asia ei kuitenkaan tunnu pätevän normaalissa konttorityöskentelyssä. Avokonttori on jo täytetty kaikella häiriöllä ja siihen kun lisätään käyttäjän oma multitaskaava toiminta niin lopputulos on taattu. Kymmenien avoinna olevien työaseman ikkunoiden ja puhelinmen piristessä tehokas työnteko häiriintyy.

Noiden perusteella alan hiljalleen ymmärtämään erilaisia ajankäytön ohjeita ja menetelmiä. Lähes kaikissa niissä korostetaan samaa asiaa eli yhden asian tekemistä kerralla. Eli niissä on usein käytössä työlistat, työt lajitellaan tärkeyden mukaan ja tehdään määrätietoisesti. Monissa menetelmissä myös esim. mailit luetaan määrätyn väliajoin ja varataan aikaa esim. puhelimen avulla hoidettavien asioiden hoitoon. Jossain menetelmissä työaika jaetaan aikaviipaleisiin joissa tehdään yhtä tehtävää. Yksi tälläinen menetelmä on Pomodoro-tekniikka.

Itse olen vanhemmiten alkanut yhä enemmän miettiä työn tekemistä ja sen tehokkuutta. Ja en enään pidä tehokkuuden mittarina sitä, että ollaan kiireisen näköisiä. Mieluummin alan arvostamaan lopputulosta. Ja samalla pelkään, että Cracked.comin artikkelin masentava loppulause toteutuu jonain päivänä.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com