Aina silloin tällöin tulee vastaan tilanteita, jossa muut ei ymmärrä omaa ajankäyttöä. Varsinkin sähköposteihin vastaamisessa ja yhtäaikaisten tehtävien suorittamisessa tulee näkemyseroja.

On aika jännä juttu, että harvemmin ymmärretään työpaikalla tehokkaan työnteon salaisuutta. Kriittinen lukutaito on jo osin menetty hektisessä työympäristössä, mutta usein myös pyritään hukkaamaan työntekijän tehokkuuskin. Varsinkin suunnittelutyössä ihmiselle pitäisi antaa mahdollisuus toimia tehokkaasti ja häiriöttömästi, mutta “pomo-portaassa” unohdetaan usein työnteon perusasiat. Maileihin pitäisi vastata välittömästi ja tehdä rinnakkain eri tehtäviä. Ja harvoin kiinnitetään edes huomiota siihen, että työympäristö olisi rauhallinen.

Harva pomo muistaa sitä, että ihminen on luotu tekemään yhtä asiaa kerralla eli ns. ajatusten hajoittaminen useammalle tehtävälle on todellisuudessa mahdotonta. Asia on todistettu monilla eri kokeilla.

Jos työntekijälle halutaan antaa rauha tehdä työnsä oikein, niin ainakin seuraavia perussääntöjä soisi uskottavan:

• Työntekijän pitäisi lukea postit vain noin kolmesti päivässä. Muussa tapauksessa niiden lukeminen saattaa haitata tarkkaavaisuutta.
• Ns. multitaskaus pois eli työntekijän pitäisi osata keskittyä vain yhteen tehtävään kerralla.
• Muistaa ihmisen tehokkuus eri ajanjaksoina:
• Klo 9:00 – 12:00 Huomiokyky parhaimmillaan, vaativat työt.
• Klo. 12:00 – 13:00 Notkahdus eli vaikka syömään.
• Klo 13:00 -16:00 Rutiinityöt
• Antaa leporauha eli mm. työposteja ei pitäisi lukea enään esim. klo 21:00 jälkeen.

Ajatus on loppujen lopuksi aika yksinkertainen eli taataan suunnittelevalle ihmiselle työrauha ja annetaan keskittyä vain yhteen asiaan kerralla. Ja jos suunnittelijan elämä on ainaista multitaskaamista ja tulipalojen sammuttamista, niin silloin työnsuunnittelussa lienee vikaa ja pomon pitäisi kurkata peiliin.

Ja kannattaa muistaa lopuksi, ihmisen aivot vaativat myös aika paljon virikkeitä eli leikkiminen, nauraminen ja rauhoittuminenkin on aika tärkeä osa tehokasta työntekoa.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com