Niinkin yksinkertainen asia kuin sähköpostin osoitekenttä on vaarallinen työkalu. Pelkällä vastaanottajien valinnalla voidaan viestin sisältö muuttaa muistutuksesta uhkaukseksi. Eli kannattaa muistaa, että yksinkertaisilla asioilla voidaan viestin merkitystä muuttaa.

Varsinkin maililla lähestyessä kannattaa miettiä lähestymistapaa ja jo pelkästään vastaanottajia. Lähettämällä saman viestin pelkälle asianomaiselle tai myös esimiehille viestin merkitys muuttuu. Eli yksinkertaisesta muistutuksesta tulee uhkaava.

Älä hoida negatiivisia asioita maililla, siihen on parempiakin tapoja. Hoida ne mieluummin nokatusten tai puhelimella.

Samaten viestin sisällöllä on samankaltainen vaikutus. Tylyllä kyselyllä saadaan aikaiseksi ärtynyt vastaus, mutta ystävällinen kysely saattaa johtaa parempaan tulokseen.

Mieti aina miten sähköpostia käytät ja keille viestin osoitat. Se on tehokas tapa hyvin menneiden asioiden käsittelyyn. Mutta myös tappavan tehokas piikittelyyn ja ilkeilyyn.  Eli kannattaa aina miettiä kuinka sitä käyttää.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi

Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.

www.karivahtolammi.com