Kun muutamia vuosia sitten tein yhtenä osa-alueena toimistopalvelutehtäviä (tuntilistojen tarkistus, palkanlaskenta, palkkatukimaksatushakemusten täyttäminen, ostolaskujen tarkistaminen ja maksatus, myyntilaskujen lähettäminen sekä myyntireskontra, kirjanpitoaineiston koostaminen ja toimittaminen kirjanpitäjälle, TyEL / SoTu / Alv maksaminen ym., laadin checklistin Exceliin, jossa kukin työtehtävä oli omalla rivillään ja kunkin kuukauden päivämäärät sarakkeissa. Tiesin, mitä tehtäviä piti tehdä päivittäin, mitä viikoittain ja mitä vain kerran kuussa sekä lisäksi sen, mikä ajankohta kuukaudessa on deadline tekemiselle. Näin ollen laitoin ko. päivän kohdalle keltaisen maalauksen, joten hahmotin helposti koko kuukauden agendan.

Mitä hyötyä tästä oli? Kun aloin siirtää tehtäviä eteenpäin, pystyin siirtämään vain osan tehtävistä ja valvomaan sen tekemisen. Pikkuhiljaa hivutin tehtäviä yhä enemmän ja edellytin toimistopalveluita tekevältä samaisen listan täyttämistä. Näin ollen pystyin aluksi päivittäin, myöhemmin harvemmin, tarkistamaan, ovatko tehtävät ajantasalla.

Perehdyttäessäni tehtäviä löytyi selkänojaa, eivätkä kaikki tehtävät ole yhtä pullamössöä. Samoin hyötynä oli se, että pystyin rytmittämään tekemisiäni sen mukaan, miten ”kiirettä” muutoin asiakaspalvelu- ja esimiestehtävien parissa oli.

Kun keskustelen myyntiä, markkinointia tai toimistotöitä tekevien kanssa, yleensä runkona toiminnalle ei ole rutiineja. Tehdään vain mutu-tuntumalta sitä, mikä milloinkin tuntuu vievän. Ja yllätys yllätys, sitten deadlinet yhtäkkiä painavat päälle. Kirjanpitoaineiston koostaminen ajallaan tulee ”aivan yhtä puskista” joka kuukausi, jotta kirjanpitäjä ehtisi tehdä raportit ja alv:t saadaan maksuun.

Uskallan väittää, että tällaisen listan laatiminen vie aikaa vain 5 – 15 minuuttia, mutta hyöty on valtava. Mitä spontaanimpi olet, sitä tiukemmin kannattaa pitäytyä listan täyttämisessä. Tarjoan oheisen linkin takaa Excel-pohjan (MyynninChecklist ja Viikkosuunnitelma), joten listan itselle laatiminen vie vain viitisen minuuttia. Harkitse edes!

P.S. Jos listan laatiminen vie yli 15 minuuttia, et ole todellakaan kartalla siitä, mitä rutiineja sinulla päivittäin on ja näin ollen sitä suuremmalla syyllä ne on syytä miettiä paperile, eikä vain puuhastella, mitä mieleen juolahtaa.

Suunnitelmallisuus, rutiinit ja aktiviteetit lääkkeenä aikaansaamiseen!

Juha Ahola
Vauhtipyörä.fi