Luulin aina, että toimeentulotukea hakevia pidetään yhteiskunnassa melkoisen huonossa asemassa. Jotkuthan jopa puhuvat sosiaalipummeista. Mutta olen hiljalleen oppinut, että he ovat ihmisiä verrattuna erääseen toiseen ryhmään. Ja tämä ryhmä on rekrytointipalveluiden käyttäjät. He lienevät jo niin alhaisella tasolla, että heitä kohdellaan kuin spitaalisia.

Luulin aina, että toimeentulotukea hakevia pidetään yhteiskunnassa melkoisen huonossa asemassa. Jotkuthan jopa puhuvat sosiaalipummeista. Mutta olen hiljalleen oppinut, että he ovat ihmisiä verrattuna erääseen toiseen ryhmään. Ja tämä ryhmä on rekrytointipalveluiden käyttäjät. He lienevät jo niin alhaisella tasolla, että heitä kohdellaan kuin spitaalisia.

Aikoinaanhan spitaaliset yleensä eristettiin omille alueilleen. Suomessakin oli tälläinen paikka eli Seilin saari, jonne sai vain menolippuja ruumisarkun kera. Tai ainakin piti olla mukana puutavaraa sen tekemiseen. Myöhemmin sieltä oli mahdollisuus päästä pois, kun spitaalihospitaalista tuli mielisairaala.

Miten tämä liittyy toimeentulotukeen, rekrytointipalveluihin tai noihin spitaalisiin. Ehkä siten, että toimeentulotuen hakijakin on on ihminen verrattuna työpaikan hakijaan. Työpaikan hakija taitaa tänä päivänä olla yhteiskunnan spitaalinen, ainakin siinä suhteessa miten häntä kohtaan käyttäydytään.

“Päätös toimeentulotuesta on saatava viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä hakemuksen jättämisestä. Kiireellisessä tapauksessa päätös on tehtävä samana tai viimeistään seuraavana arkipäivänä. Hakijan on myös päästävä keskustelemaan henkilökohtaisesti kunnan sosiaalityöntekijän tai sosiaaliohjaajan kanssa viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä siitä, kun hän on sitä pyytänyt.”, Sosiaali- ja terveysministeriö

Kun tiedetään, että ihmisiä pitää ohjata laeilla ja asetuksilla niissä tapauksisa, joissa huonoa kohtelua halutaan estää, niin tälle epätoivoisessa tilanteessa olevalle ihmisryhmälle on taattu oikeus päätökseen, valittamiseen ja henkilökohtaiseen tapaamiseen asiaa käsittelevän virkailijan kanssa. Eli tämä lienee nykyisessä sivistyneessä valtiossa yksi tapa osoittaa kunnioitusta myös haastavassa tilanteessa oleville.

Ulkoista ettet kärsi hakemustulvasta

Päivän tredi lienee se, että rekrytointi toisarvoisena toimintona kannattaa siirtää alan ammattilaisille eli rekrytointipalveluille. Heillähän on käytännön kokemus haastatteluiden järjestämisestä, hakemusten käsittelystä sekä potentiaalisten hakijoiden valitsemisesta. He pystyvät todellisuudessa perkaamaan nopeammin niitä potentiaalisia ammattiosaajia kuin esim. se tiimi johon hakija sijoitetaan.

Onneksi tähän  Putous- ohjelma esittelee hyvän työmenetelmän nimeltä rikkinäinen puhelin. Eli peruslähtökohta uudelle rekrytoinnille on se, että tiimi kertoo esimiehelle tarpeesta. Tai ehkä esimies toteaa tiimin tarvitsevan uutta apua. Asia ja työtehtävä speksataan ja siirretään ylityöllistetyn HR- osaston kautta rekrytointipalvelulle hoidettavaksi. Hyvässä tapauksessa rekrytointipalvelun asiantuntijalla on aitoa toimialaosaamista ja hän pystyy tunnistamaan tehtävässä vaadittavat taidot. Mutta yleensä hänellä on asiakkuus ja hän hoitaa saman yrityksen kaikki paikat eli etsii myynti-insinööriä, ohjelmistosuunnittelijaa, taloushallinon tekijää ja vaikka tsupparia.

Eli esikarsintaa tai työpaikan perustietojen esittelystä vastaa henkilö, jolta todellisuudessa ei voi kysyä mitään tarkempaa tietoa tehtävästä. Eli samalla voi olettaa, ettei hän oikein taida myöskään pystyä hahmottamaan saapuvia hakemuksia. Eli olo on kuin bingossa. Ikinä et tiedä milloin voitat ja pääset jatkokeskusteluun.

Ihmettelen aina niitä työnantajia, jotka käyttäjät tunteja yhden työstökoneen hankintaan ja sen tarkistamiseen, että soveltuuko se käyttöön. Harva heistä jättää esikarsintaa sihteerin tehtäväksi, joka  samalla tekee tarjouspyynnön  lavasta kopiopaperia, yhdestä työstökeskuksesta ja crm- järjestelmästä. Mutta siltikin he antavat tärkeän resurssin eli työntekijän valinnan ulkopuoliselle ja usein toimialaa tuntemattomille.

Joku perus IT-suunnittelija äkkiseltään maksaa tuollaiset 60-80 000 euroa vuodessa. Ja niitähän kannattaa valita samoin kuin lavallista kopiopaperia, epämääräisillä spekseillä, ilman että työnkuvauksesta pystytään kertomaan hakijalle ja ilman että rekrytointikonsultti pystyy edes lukemaan hakemusta siten, että ymmärtäisi sisällön.

Ikävän usein tälläinen olo syntyy, kun kuuntelee työpaikasta vastaavan rekrykonsultin puheita. Eli mitään tehtävää koskevia kysymyksiä ei todellisuudessa pysty tekemään, työtä tai tehtäviä ei pystytä kuvaamaan tai edes sitä sitä mitkä taidot tehtävässä olisivat tärkeimpiä. Toisaalta, tärkeäpäähän onkin se, että ilmoituksesta ilmenee että tarvitaan edes teknistä luovuutta.

Älä vaan kerro mitään

Toinen tärkeä taito rekrytointipalvelun kanssa toimittaessa on se, että muistaa että kaikki haukut huonosti hoidetusta prosessista menee aina rekrytoimiston piikkiin. Eli omaa kiinnostavuutta haluttuna työpaikkana ei rekrytoimiston tiedottamiskäytäntö mitenkään pilaa. Vaikka saisi suoraa palautetta, niin aina kannataa korostaa liiaalista määrää hakemuksia sekä myöskin kertoa, ettei itse voi vaikuttaa rekrytointia suorittavan yrityksen toimintatapoihin. Ja muistaa muistuttaa, että olemme HR- toimintojen ammattilaisia emmekä suinkaan markkinointi-ihmisiä.

Uskovaisilla on ollut kautta aikojen tapa kiertää vastuuta vetoamalla näkymättömiin voimiin. Sama asia näkyy nykyään HR- toiminnoista vastaavilla ihmisillä eli he sanovat samoin, etteivät voi vaikuttaa näkymättömiin voimiin eli ulkoistettuun rekrytointiin. Ja eiväthän he voikkaan, koska he eivät vaadi. Vaan antavat tehtävän ja saavat mitä saavat. Useinmiten aivan jotain muuta kuin sitä  mitä pitäisi.

Sosiaaliturvan hakija on onnellisessa asemassa, hänelle vastataan määräajoissa ja hän pystyy keskustelemaan tilanteesta asiantuntijan kanssa. Työnhakija taasen on aika onnettomassa tilanteessa. Hänestä ei tarvitse välittää, hänelle ei tarvitse informoida hakuprosessista eikä sen edistymisestä ja pääsääntöisesti vielä unohdetaan ilmoittaa sen päättymisestäkin.

Esimerkkejä asiasta on pilvin pimein. Itse olen hakenut harvakseen töitä ja siksi jaksan vieläkin ihmetellä sitä asennetta, että työnhakija on resurssi eikä suinkaan ihminen. Eli lyhyt esimerkki aktiivisesta tiedottamisesta:

• Kiitos! Olemme vastaanottaneet hakemuksesi!, 15.12.2013
• Ohjelmistosuunnittelijoiden hakua yritykselle  on jatkettu joulupyhien ja uuden vuoden ylitse. Uusi hakuaika päättyy 7.1.2014. Kaikki tähän mennessä tulleet hakemukset ovat haussa mukana, joten sinun ei tarvitse lähettää uutta hakemusta. 20.12.201
• Hei, kiitos viestistäsi. Kaikkia lopullisia päätöksiä valinnoista ei ole vielä tehty, mutta neuvottelut ovat pitkällä parin henkilön kanssa.7.2.2014

Positiivista tuossa esimerkissä on se, että ensimmäinen noista tuli hr-yrityksen puolesta automaattisesti. Kaksi seuraava ovatkin sitten omien yhteydenottojen seurauksia. Eli vaikka hakijoita olisi kuinka paljon, niin prosessista pitäisi edes pystyä informoimaan muutoinkin kuin kysymällä.

Toisaalta tuohan kertoo aika suoraan sen, että kuinka sekä rekrytointiyritys sekä heidän päämiehensä näkevät työnhakijat. Eli he ovat niitä epätoivoisia, jotka yrittävät päästä meille armosta töihin. Ja toisaalta saman yrityksen ihmiset kertovat julkisesti, kuinka hyvä heidän työyhteisönsä on. He vain unohtavat, että ihminen muodostaa mielikuvan hyvin nopeasti ja mielikuvan muuttamiseen tarvitaan aikaa.

Voi aina pohtia, että jos hakuprosessissa tuntee itsensä idiootiksii, toisen luokan kansalaiseksi ja almujen anojaksi, niin miltä sitten tuntuu kun pääsee töihin. Eli kuinka asenteita voidaan nopeasti muuttaa. Harvemmin ensivaikutelmaa saa jälkikäteen muutettua.

Yksinkertaisesti hoidettuja asioita

Jossain keskustelussa eräs rekrykonsultti sanoi suoraan, että rekrytointi ei ole tähtitiedettä. Itse sanoisin saman eli ettei se ole rakettitiedettä. Hyvään rekryyn tarvitaan vain kaksi asiaa:

• Kunnioitetaan asiakasta ja muistetaan, että markkinoidaan yritystä hakijalle
• Kunnioitetaan hakijaa ja muistetaan että markkinoidaan hakijaa yritykselle

Ei paljoa vaadita. Mutta sitten tuo jälkimmäinen on hiukan haastavampi kun aletaan tekemään sitä markkinointityötä. Eli ymmärretään, että yksi tapa kunnioittaa hakijaa on informointi. Eli prosessin vaiheista pitää tiedottaa kunnolla:

• Kun hakemus saapuu
• Kun hakemuksen tila vaihtuu
• Kun hylky, niin välitön informoiminen
• Kun siirretään seuraavaan kierrokseen, niin ilmoitus
• Kun haku päättyy, niin kaikille hakijoille informaatiota siitä.

Tuota kutsutaan kunnioittamiseksi eli kerrotaan, että hait paikkaa ja vaikket saanut sitä, niin mitä siellä tapahtui. Ja pidemmälle päässeille voi järjestää aikaa hiukan siihen, että saavat palautetta.

Ei tuon luulisi olevan vaikeaa. Eikä se olekkaan. Se vain vaatii sitä, että muistetaan hr- toimintojen kumartavan kahteen suuntaa, hakijoille ja haun tilaajille.

Yksinkertainen työohje

Softapuolella Scrum- menetelmässä on ns. daily meeting. Eli siellä kysytään kolme kysymystä:

1. What did you do yesterday?
2. What will you do today?
3. Are there any impediments in your way?

Samaa voisi suositella rekrytointipalveluiden ammattilaisille. Eli esimies vaatii joka aamu kaikki paikalle ja kysyy kaikilta kolme kysymystä:

1. Mitä teit eilen?
2. Mitä teet tänään?
3. Oletko ilmoittanut kaikille kanditaateille, joiden tietoja olet käsitellyt, hakemusprosessin etenemisestä?

Tuo vain ei toimi, koska lähes kaikki ammattilaiset sanovat että prosesimme on niin monimutkainen ettei sitä voi vakioida. Niinpä, tuo on aina ensimmäinen tekosyy siihen ettei omia virheitä halua korjata.

“Harva muistaa, että rekrytointi on puhdasta markkinointia. Sillä tehdään työpaikasta niin haluttava, että saadaan haettua parhaat osaset koneeseen. HR- toiminnot olettavat rekrytoinnin olevan henkilöstöhallintoa, mitä se ei todellisuudessa ole. Rekrytointi on tapa luoda myönteistä mielikuvaa yrityksestä.”

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.

www.karivahtolammi.com