Joskus aikoinaan istuin kuulokkeet päässä ja koodasin. Koodasin, kuuntelin musiikkia ja koodasin. Kunnes tunsin koputuksen olkapäällä. Ajatus katkesi ja puolen tunnin pähkäily menetti merkityksen. Koputtaja oli taloupäällikkö joka piti työrauhan rakentamista musiikkia kuuntelemalla turhana. Ja hänen kysymyksensä oli aika yksinkertainen: “Kuinka voit keskittyä kun hevi pauhaa kuulokkeissa?”

Minua nyppi keskeytys ja kysyin häneltä, että kuinka voit olla tehokas kun luet maileja kokouksissa. Ja vastaus oli oletettava, postit eivät häiritse keskittymistä toisin kuin tuollainen musiikki. Ja jatkoi, en minä ainakaan pysty keskittymään työhön mikäli kuuntelen musiikkia. Ja kysyin, että mitä musiikkia kuuntelet ja vastaus oli, että sellaista jossa on hyvät sanat ja mukaansa tempaava tempo.

Eli hän pystyi kyllä lukemaan maileja kokouksessa muttei keskittymään musiikkiin. Eli todellisuudessa hän taisi huijata itseään. Jos hän kuuntelee musiikkia, niin ei pysty tekemään töitään. Ihan samalla tavalla kuin mailien lukeminen siirtää keskittymisen kokouksen aiheesta mailin sisältöön.

Kuinka siis minä väitän saavani enemmän aikaa, kun kuuntelen musiikkia ja pystyväni keskittymään paremmin työhöni. Siihen on kaksi syytä:

• Musiikilla saan eristettyä itseni pois ympäröivästä maailmasta ja pidettyä fokuksen työssä
• Minun musiikki on on usein instrumentaalista tai lauletaan kielellä, jota en ymmärrä.

Multitaskauksesta puhuttaessa pitäisi ymmärtää, että aivojen samat osat eivät osaa tehdä yhtäaikaa monia asioita. Silloin kun tunnistetaan puhetta ja luetaan tekstiä, niin käytetään samaa osuutta kielen ymmärtämiseen. Mutta musiikkia kuunnellaan eri kohdassa, paitsi jos samalla kuunnellaan sanoja. Eli musiikki ei yksinään auta eritäytymiseen vaan se, että musiikki ei sisällä prosesoitavia sanoja.

Ei pidä puhua multitaskauksesta vaan keskittymisen hajoittamisesta

Tämä on se asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota eli pitää ymmärtää mitä voi tehdä yhtäaikaa ja mitä ei. Monien yhtäaikaisten tehtävien hallitsemista pidetään hyveenä. Usein sanotaan, että toi on tehokas tyyppi se venyy vähän jokapaikkaan yhtäaikaa. Eli multitaskaavan tekijän työ voi olla tehokkaan näköistä, mutta todellisuudessa paljon hitaampaa kuin yhteen asiaan kerralla keskittyvän.

 In one of the many letters he wrote to his son in the 1740s, Lord Chesterfield offered the following advice: “There is time enough for everything in the course of the day, if you do but one thing at once, but there is not time enough in the year, if you will do two things at a time.”

Moniajo on sekä haitallista tekijälleen että myöskin yrityksille. Tom DeMarco sanoi kirjassaan PeopleWare, että keskytyksestä toipuminen vaatii aikaa noin 15 minuuttia, että pääsee takaisin flow- tilaan. Ja esimerkiksi University of Californian tutkimusessa todetaan, että toimistotyöntekijällä saattaa mennä jopa 24 minuuttia puhelun tai mailin lukemisen jälkeen siihen, että saa alkuperäisestä työstä kiinni.

Eli moniajosta puhuttaessa pitäisi ymmärtää, että kyse ei ole tehokkaasta toiminnasta vaan kapasiteetin hajoittamisesta moneen suuntaan. Eli puhutaan keskittymisen hajoittamisesta eikä suinkaan työn tehostamisesta. Ja keskittymisen hajoittaminen vaatii veronsa. Liikenteessä tekstaava kuski saattaa tappaa vastaantulijansa, kokouksessa maileja lukeva pomo hukkaa osan kokouksen informaatiosta ja keskytykset syövät aikaa ja rahaa.

Yksinkertaisia tapoja ratkaista asia

Työelämässä on monia tapoja ratkaista asia. Jotkut niin ilmeisiä, että niitä ei tule edes tehneeksi tai vaatineeksi, mutta joskus kannattaa kokeilla:

• Poista häiriötekijät ja tee vaativat työt aamusta
• Sammuta kaikki ylimäärinen häiriö eli mailit, puhelimet ja appsit ja keskity tehtävään. Tee normaalisti päivälle pätkitty vaativa työ aamulla pois.
• Ihminen pystyy keskittymään aamuisin parhaiten vaativiin tehtäviin
• Tee kokouksista häiriöttömiä
• Kannettavat kiinni, jos sitä ei tarvita esityksessä
• Puhelimet kiinni ja pois kädestä
• Keskitytään aiheeseen eikä muihin puuhailuihin
• Anna itsellesi aikaa pohtia uusia ideoita
• Thomas Edison meni istumaan ongelle laiturin nokkaan ja ilman syöttiä
• Joku muu sulkee toimiston oven ja pohtii
• Joku lähtee kävelylle miettimään
• Tärkeintä on saada häiriötöntä aikaa pohtimiselle

Eli multitaskaus ei ole hyve eikä töiden hajoittaminen osiin. Työn tehostaminen ja tuottavuus ei lähde siitä, että pidennetään päivää vaan siitä, että tehdään töitä tehokkaasti. Työympäristö ja sen rauhallisuus on yksi ehto hyvälle työskentelylle.

Jos kuvittelet pystyväsi tekemään monia asioita yhtäaikaa, niin tee seuraava testi:

• Testi 1.
  • Käynnistä ajanotto
  • Piirrä paperille kaksi vaakasuoraa pitkää viivaa
  • Kirjoita ylemmän viivan yläpuolelle numerot 1-30
  • Kirjoita alemmalle viivalle lause: Mietin miltä tuntuu olla multitaskaaja
  • Lopeta ajanotto
• Testi 2.
  • Käynnistä ajanotto
  • Vedä pieni pala viivaa ja kirjoita sen yläpuolelle numero 1
  • Siirry hiukan alemmas ja piirrä pieni pala viivaa ja kirjoita M- kirjain
  • Jatka tehtävää numero ja kirjain kerrallaan, kunnes olet saanut kirjoitettua numerot 1-30 ja tekstin kokonaisuudessaan
  • Lopeta ajanotto

Tuolla testillä saat hahmotettua itsellesi sen, että aivot on tarkoitettu ainakin vielä vain yhden tehtävän tekemiseen kerralla.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.

www.karivahtolammi.com