Ahdistaako ajankäyttö? Viisi vinkkiä kiireiselle26.11.2013 Työviikkojen hektisessä rytmissä aika tuntuu usein loppuvan kesken. Näillä helpoilla vinkeillä saat lisää tilaa työpäivään. Jo kymmenen minuutin aikasäästö päivässä tarkoittaa kokonaista työviikkoa vuodessa. Minuuttiaikataulu kiristää helposti hermoja niin paljon, että työteho laskee jo silkan stressin takia. Toimitusjohtaja Antero Hanhirova Gapps Oy:stä antaa käyttökelpoisia vinkkejä työn teon helpottamiseen ja nopeuttamiseen. – Vanhoihin tapoihin juuttumisesta voi olla todellista haittaa, kun tarjolla olisi näppäriä keinoja tehostaa ajankäyttöä, Hanhirova sanoo. 1. Suodata sähköpostitLuo sähköpostiin sääntöjä ja suodatuksia, jolloin vähemmän tärkeät viestit ohjautuvat suoraan niille määrättyihin kansioihin. Näin voit keskittyä tärkeimpiin viesteihin ja hoitaa ne ensin. 2. Käytä hakua tehokkaastiKaikissa sähköposteissa on jokin hakutoiminto. Sitä käyttämällä säästyt sähköpostien aikaa vievältä selailulta, sillä jopa edellisenä päivänä saapunut sähköposti hautautuu pian viestijonoon. Esimerkiksi Googlen sähköposti etsii hakusanaa vastaavat tulokset tekstisisällön lisäksi myös liitteistä, jolloin huonostikin otsikoitu viesti löytyy nopeasti. 3. Muokkaa ryhmässä vain yhtä dokumenttiaSen sijaan, että muokattavaa tekstiä tai esitystä pallotellaan ryhmän kesken sähköpostitse, kannattaa työstettävä dokumentti tallentaa pilveen niin, että kaikki voivat tehdä siihen muutoksia. Näin viimeinen versio on aina kaikkien käytettävissä. Käytettävissä on myös ilmaisia pilvipalveluita, jos ei työpaikkasi vielä tätä mahdollisuutta tarjoa. 4. Tallenna tiedostot pilveenTallentamalla kaiken materiaalin pilveen varmistat, että tieto on käden ulottuvilla missä tahansa. Sairaslomat ja hajonneet tietokoneet eivät pääse kaatamaan venettä, kun tiedostoihin pääsee käsiksi vaikka puhelimella tai tabletilla paikasta riippumatta. 5. Pidä palaverit verkossaMatkat palavereihin ja takaisin syövät usein aimo lohkon työaikaa. Neuvottelut kannattaakin käydä verkossa. Videoneuvotteluun soveltuvia laitteistoja löytyy jo monelta työpaikalta, mutta sen lisäksi tarjolla on myös ilmaisia videopuhelinjärjestelmiä, joita kaikki voivat käyttää. Ilmaisia videopuheluita tarjoavat esimerkiksi Skype ja Google. |