Yrittäjän painajainen: kymmenen käyttäjätunnusta ja sata salasanaa26.11.2012 Suomalaisten pk-yritysten helmasyntinä on hankkia monia erilaisia viestinnän työkaluja yhteen tarpeeseen eri toimittajilta. Kun käytetään eri toimittajien ohjelmia niin törmätään myös nopeasti niiden yhteensopimattomuuteen toistensa kanssa. Tällöin kulutetaan paljon turhaa aikaa ja rahaa asioiden kahteen kertaan tekemiseen sekä huonosti suunniteltuihin järjestelmiin. Työntekijät joutuvat opettelemaan monta eri logiikalla toimivaa ohjelmaa ja se aiheuttaa suuria turhautumisen tunteita organisaatioissa. – Viestintätyökalujen pitäisi olla kunnossa jo heti yritystoiminnan alkutaipaleella, toteaa Kehä 4 Oy:n toimitusjohtaja Jyri Pajamo. – Hyvän järjestelmän tunnistaa siitä, että se on yritykselle edukas ja siinä on sisällä kaikki ominaisuudet mitä järjestelmältä tulee vaatia. Järjestelmän käyttö on helppoa ja kouluttautuminen sen käyttöön nopeaa, hän jatkaa. Hyvä järjestelmä edesauttaa yrityksen viestintää, tekee siitä hauskaa ja antaa ammattimaisen yrityskuvan asiakkaiden suuntaan. Hyvässä järjestelmässä on sähköposti, kalenterit, pikaviestin, internet- ja videopuhelut sekä sähköinen dokumenttivarasto yhden käyttäjätunnuksen ja salasanan takana. Kun käytetään saman toimittajan ohjelmia niin myös käyttäjätunnusten hallinta on helpompaa ja tietoturvariskit ovat alempia. Kehä 4 Oy:n jälleenmyymillä Google Apps for Business tuotteilla kaikki nämä ongelmat ovat jo ratkaistu. Ajassa kiinni oleville yrityksille verkossa pidettävät videoneuvottelut jaettavine dokumentteineen on arkipäivää. Viestintä on hyvin johdettua ja tietotekniset apuvälineet kertovat yhteisön jäsenille milloin toinen on tavoitettavissa ja milloin ei. Sähköpostilaatikkoa ei täytetä turhilla viesteillä vaan vähemmän tärkeisiin asioihin käytetään apuna pikaviestintää. Lisäksi työkalut on käytettävissä verkon ylitse, jolloin työntekijöiden työnteko ei ole kiinni yksittäisistä koneista. Kaiken kulmakivenä kumminkin on että käyttäjä pääsee kaikkiin näihin työkaluihin kiinni yhdellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Teksti: Kehä4 Oy |