Aina silloin tällöin huomaa sen, että elämä on pelkkiä tulipalojen sammuttamisia. Viimeistään asian huomaa siinä vaiheessa, kun alkaa opiskelemaan työn ohella. Lähes kaikista töistä tulee kiireellisiä ja tärkeitä ja elämä on pelkkää hosumista ja hätäilyä.

Itse ratkaisen ongelman usein ottamalla käyttöön nelikenttäisen taulukon, johon liimailen työn alla olevat tehtävät post-it- lapuilla. Ja määrittelen työt kiireisiksi ja tärkeiksi (sininen kenttä), tärkeiksi (vihreä kenttä), kiireinen muttei tärkeä (punainen kenttä) ja kiireettömäksi ja vähemmän tärkeäksi (keltainen kenttä).

Käytännössä oma kaavio menee vielä niin, että vasemmassa yläkulmassa on kaikkein kiireisimmät ja tärkeimmät tehtävät. Eli tehtävän kiireisyys kasvaa oikealta vasemmalle ja tärkeys alhaalta ylös.

Itse olen alkanut käyttämään tuollaista nelikenttää niinkin yksinkertaisesta syystä kuin se, että ajattelin tänä keväänä saada aikaiseksi huomattavan määrän opintopisteitä. Ja tällöin arvoin kurssit sekä tärkeyden että kiireellisyyden avulla. Osalla kursseilla on pakollisia harjoitustöitä ja osalla vapaaehtoisia.

Jaottelin kurssit itselle tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin (täyteaineita, pakollisia kursseja). Ja listasin post-it lapuille kaikki tehtävät. Ja sen jälkeen tiedän aika hyvin kevään tehtävät opiskelujen kannalta. Ja myös sen, että mitä on pakko tehdä ja mitä ei. Eli keltaisessa lohkossa on esim. niiden kurssien harjoituksia jotka eivät ole pakollisia, mutta joita voi tehdä jos aikaa liikenee.

Organisoimalla työt ja tekemällä niitä pois kun aikaa on, niin taulu hiljalleen tyhjenee. Taululta löytyy laput tentteihin lukemisiin, harjoitustyöt (esseet, referaatit jne.) ja muut pakolliset asiat. Ja muutaman kerran viikossa järjestän taulun uudelleen akselien mukaan. Tällöin näen sen, että mikäli liikaa asioita alkaa siirtymään siniseen ruutuun, niin tekotahtia on kiristettävä. Toisaalta mikäli sininen, punainen ja vihreä kenttä on kovin tyhjä, niin silloin aikaa voi kuluttaa keltaisen kentän tehtävillä.

Ei uskoisi, että noinkin yksinkertaisella mekanismilla saa järkeä opiskeluun. Ei tarvitse muistella mitä on tehtävä milloinkin ja yritettävä pitää listaa töistä. Tuolta vain yksinkertaisesti napsitaan tehtäviä työn alle. Ja parasta on se, että mikäli taulu on organisoitu kunnolla, niin se kertoo myös töiden kiireellisyyden. Saman tekisi myös vaikka Kanban- taulu, mutta tuo yksinkertaisuudessaan antaa aika visuaalisen kuvan työmäärästä, kiireellisyydestä sekä tehtävien tärkeydestä.

Suosittelen pohtimaan sitä, että täsä yksinkertainen ratkaisu töiden järjestelyyn. Ja mieluusti kuulisin mielipiteitä siitä, kuinka itse organisoi omat työnsä.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com