Monen mielestä työhön kuuluu jo nyt liikaa kokouksia ja monet kokoukset ovat heidän mielestään turhia.

Työelämässä tapahtuu kuitenkin muutoksia, jotka lisäävät eivätkä vähennä kokoustarvetta. Sorvarin kokoustarve on pienempi kuin asiantuntijaorganisaation projektipäällikön kokoustarve.

Kasvava riippuvuus muiden työstä
Työelämän trendi on, että soolona suoriutuu yhä harvemmista työtehtävistä. Yhä useampi työntekijä on riippuvainen toisten työstä voidakseen tehdä oman työnsä ansiokkaasti loppuun. Esimies alaisten, alaiset esimiehen ja kollegat toistensa.

Riippuvuuksien verkosto laajenee. Yksi konkreettinen ilmentymä on matriisiorganisaatio.

Tämä trendi näkyy selvästi työhönotossa. Työtehtäviin haetaan tiimipelaajia, koska tiedetään, että peli joukkueena on tärkeää.

Monimutkaisemmat ja muuttuvammat työtehtävät
Toisaalta työtehtävistä tulee monimutkaisempia ja ne muuttuvat nopeasti, mikä vaatii työntekijöiltä ja esimiehiltä luovuutta ja joustavuutta. Monimutkaistuva työ lisää yhteistoiminnan tarvetta, koska monimutkaista työtä ei soolona pysty tekemään.

Henkilöt, joiden työn sisältö on tapahtumien käsittelyä soolona, ovat vaarassa menettää työnsä automaatille, joka käsittelee tapahtumat tehokkaammin kuin ihminen. Jäljelle jää työtä, joka on liian monimutkaista automatisoivaksi.

Syvällinen asiantuntemus lisää integrointitarvetta
Syvällistä asiantuntemusta sisältävä työ myös suosii kapea-alaisuutta. Drupal asiantuntija osaa Drupalin hyvin, mutta ei välttämättä .Net-maailmaa. Työtehtävien kapenemisen ja osaamisen syventymisen seurauksena yhteistoiminnan tarve kasvaa. Kahden tai useamman spesialistin työ on integroitava tulosten aikaansaamiseksi, mikä edellyttää yhteistoimintaa.

Kokous on yksi yhteistoiminnan harjoittamisen areena.

Tarve kokouksille kasvaa, mutta kokousten määrän kasvattaminen ei ole kuitenkaan välttämättä se ratkaisu. Monen mielestä kokouksia on jo nyt aivan liikaa ja suuri osa niistä on turhia.

Ratkaisun on siis oltava kokoustaminen älykkäämmin ja fiksummin.

Kokousten tuottavuutta voi parantaa. Yksi yksinkertainen keino on lyhentää kokouksen aikaa ja todella lopettaa kokous kun määräaika on kulunut.

Lyhyt aika pistää osallistujat pinnistelemään asioiden käsittelyn vauhdittamiseksi.

Toisaalta toistuvien kokousten lyöminen ennakkoon kalentereihin luo mahdollisuuden käsitellä aikapulasta johtuen käsittelemättä jääneet asiat seuraavassa kokouksessa. Väliaikana saattaa tarve asian käsittelyyn hävitäkin.

Seuraava ehdotukseni on monen intuitiota vastaan.

Johtoryhmä on saattanut kokoontua kerran kuukaudessa neljä tuntia, mikä on mennyt jaaritteluksi. Kokoontumalla kerran viikossa yhden tunnin ajan asiat tulevat pian käsitellyiksi. Aikaa ei kulu kuukaudessa yhtään enempää, mutta se säästää pitkästä aikavälistä aiheutuviin ad-hoc palavereihin käytetyn ajan. Yhteensä nopeutettu kokousaikataulu säästää aikaa vaikka varsinainen kokoukseen kuluva aika on sama.

Monet kokoukset on heikosti valmisteltu. Kokouksella on oltava syy. Miksi kokoonnutaan? Kokouksella on oltava asialista käsiteltävistä asioista.

Hyvä tehokas tapa on laatia vakio asialista vakiokokouksille. Vakioasialistan lopussa on oltava kohta muut asiat, jotka kirjataan ylös kokouksen alussa.

Kokouksista on tehtävä muistio. Yksinkertaisin muistio on luettelo päätetyistä asioista, kuka vastaa ja mihin mennessä. Muistio voi olla vain muutama ranskalainen viiva, mutta se helpottaa huomattavasti kun asiat on kirjattu ylös eikä niitä tarvitse pitää mielessä ja muistella. Asioihin voi helposti palata seuraavassa kokouksessa.

Joskus kokouksessa ei synny lopullista päätöstä käsiteltävästä asiasta. Silloin päätös voi olla lisätiedon hankkimista ja jatkokäsittely seuraavassa kokouksessa.

Yhteenvetona teknisistä kokousten tuottavuutta parantavista asioista:

• kokousajan lyhennys
• kokousten aikavälin lyhennys
• kokousten valmistelu: kokoontumisen syy, asialista
• kokousmuistio tehdyistä päätöksistä

Vaikka kaikki olisi pinnallisesti kunnossa, voivat kokoukset silti olla edelleen tuottamattomia eikä tehtyjä päätöksiä toteuteta.

Toteutumattomuus kertoo sitoutumisen puutteesta. Sitoutumisen puute kertoo sulkeutuneisuudesta. Ei kerrota kokouksen aikana mitä mieltä painaa, nyökätään päätökselle, mutta ei toteuteta sitä. Sulkeutuneisuus johtaa huonoihin päätöksiin.

Sulkeutuneisuus kertoo, ettei luoteta. Kun ei ole luottamusta, ei kerrota mitä mielessä on, koska joku voisi käyttää peitellyn asian ilmausta kertojaa vastaan. Luottamushan on sitä, että toinen luottaa toiseen niin paljon, että uskaltaa kertoa asian, jonka johdosta kertoja tulee haavoittuvaiseksi.

Jos heikkouden, haavoittuvaisuuden, virheiden, osaamattomuuden jne ilmauksista tulee rangaistus, ei niitä ilmaista. Peitellään niitä. Selitellään ja haetaan syntipukkia, mutta myös niin, että muut sivuuttavat nuo asiat, koska eivät halua puuttua mm toisen virheisiin. Saatetaan suojella toinen toisiaan kasvojen menetykseltä.

Jos noin on, on kokous metsässä.

Hyvän tuottavan kokouksen ensimmäinen edellytys on luottamus, jolloin kukaan ei menetä kasvojaan. Sitä seuraavat avoimuus ja tilivelvollisuus, mikä ilmenee sitoutumisena päätösten toteuttamiseen.

Toivottavasti tästä oli hyötyä. Kerron mielelläni lisää jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja vaikka alla olevaan kommenttikenttään.

—

Heikki Matias Luoma kirjoittaa kahta uutta e-kirjaa: Teknologian ja palvelujen myynnin prosessin kehittäminen ja Myyntijohtaja valmentaa myyjiä

Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi