Miten monta tehtävää sinulla yrityksessäsi on? Olet ehkä yrityksesi toimitusjohtaja, myyntipäällikkö, asiakaspalautteen käsittelijä, markkinointipäällikkö, viestintävastaava, tuotekehittäjä, siistijä, sihteeri ja tapahtumanjärjestäjä, ehkä jopa kirjanpitäjä, kaikki yksissä nahoissa? Pystytkö hoitamaan kaikki tehtävät menestyksellisesti loppuun asti?

Täytyy sanoa, että vaikka osan tehtävistäni olenkin jo ulkoistanut, voisin ulkoistaa enemmän. Olen hyvä monessa, mutta joissain asioissa uskon, että joku muu olisi parempi.

Kun omat kädet ovat jatkuvasti ”savessa”, on vaikea päästä eteenpäin kohti suurempia tavoitteita.

Vaikka moni yrittäjä pystyykin pyörittämään omaa toimintaansa tekemällä kaiken itse, ei se pidemmän päälle kannata. Kun omat kädet ovat jatkuvasti ”savessa”, on vaikea päästä eteenpäin kohti suurempia tavoitteita. Usein ne vähiten kiireellisiltä tuntuvat tehtävät, kuten strategian kehittäminen tai tärkeiden vuosisuunnitelmien tekeminen jäävät toiselle sijalle. Vaikka ne olisivatkin yrittäjän tärkeimpiä tehtäviä.

Oletko kuullut tarinan yrittäjästä, joka heti yrityksensä perustamisen alussa palkkasi assistentin lainarahalla? Assistentti hoiti kaiken talousasioista markkinointiin ja yrittäjä itse keskittyi palveluidensa myyntiin ja niiden tuottamiseen. Yritys lähti nopeasti liikkelle ja alkoi tuottaa kunnon tulosta.

Upeaa, eikö totta?

Tarina on tietysti yksinkertaistettu ja siihen liittyy todellisuudessa varmasti paljon enemmänkin, mutta pointti siinä on se, että yrittäjä itse keskittyi siihen, mistä raha tulee ja ulkoisti (vaikkakin omalle työntekijälleen) kaiken muun. Yrittäjä itse luotti niin vahvasti omaan palveluunsa ja yrityksen menestymiseen, että uskalsi ottaa riskin palkata työntekijän heti alussa. Miten moni aloittava yrittäjä tekee näin?

Miten voisimme ulkoistaa omia rutiineja tai jopa kehitystöitä ulkopuoliselle?

Viisi ideaa ulkoistamiseen

1. Kirjanpito

Vaikka osaisit tämän, eikä siinä mielestäsi olisi paljon tekemistä, on tämä yksi konkreettinen kokonaisuus, jonka jokainen yrittäjä pystyy helposti ulkoistamaan. Ja jos haluat kasvattaa liikevaihtoasi, voi tämäkin tehtävä muuttua monimutkaisemmaksi koko ajan.

2. Tarjousten tekeminen

Jos sinulla on tuotteistetut palvelut ja hyvin mietityt sopimusehdot, ei tarjousten ulkoistamisen pitäisi olla mahdotonta. Sinun täytyy vain miettiä tarkkaan oikeat paketit ja ohjeistaa hyvin henkilö, joka tätä tehtävää tekisi. Samalla voit ulkoistaa laskuttamisen.

3. Päivittäinen toiminta

Mitä toistuvia toimintoja sinulla yrityksessäsi on? Asiakasrekisterin päivittäminen, tuotteiden postittaminen, asiakaskirjeiden lähettäminen, somepäivitykset, kilpailijaseuranta, muu tiedon surffaus… mitä eri prosesseja voisit muokata toistuviksi rutiineiksi, joita joku toinen, esimerkiksi assistentti voisi tehdä? Tai voisitko ehkä automatisoida jotain digitaalisesti?

4. Markkinointi ja viestintä

Miten ammattivalokuvajan kuvat tai vaikka ammattikirjoittajan tekemä teksti voisivat nostaa imagoasi? Rakennatko itse sivusi vai teetätkö ne ammattilaisella? Mitä sijoitat markkinointiin, maksaa itsensä takaisin, tai ainakin pitäisi. Mieti tarkkaan, mitkä asiat markkinoinnissasi ovat tärkeimpiä ulkoistaa.

5. Myynti

Voisitko hankkia apua myyntiisi? Mitä jos joku toinen buukkaisi sinulle tapaamisia tai myisi tuotteitasi omilla sivuillaan verkossa, puhelimitse tai tapahtumissa? Hyvä myyjä on kullan arvoinen. Kirjaimellisesti!

Miten tämä kaikki olisi sitten mahdollista?

Tee kunnon laskelmat siitä, mitä mahdollisuuksia sinulla on myydä lisää, markkinoida lisää tai tuottaa enemmän palveluita. Ja kuinka paljon enemmän sinun pitäisi tienata, jotta ulkoistaminen maksaisi itsensä moninkertaisesti takaisin. Tai miten paljon enemmän myyntiä aktiivinen markkinointi tai ammattimainen puhelinmyyjä voisi tuoda?

Fakta on se, että ulkoistaminen vaatii paljon rahaa, mutta myös suunnittelua. Sinun pitää olla varma siitä, että kun vapautat aikaasi, saat enemmän myytyä. Voit miettiä ulkoistettavien tehtävien tekijäksi myös työharjoittelijaa tai työkokeilussa olevaa henkilöä, mutta joskus kannattaa miettiä ammattilaisen käyttämistä. Ammattilaisen, jonka ammattitaitoon voit luottaa ja jota sinun ei tarvitse pilkuntarkasti ohjeistaa ja joka tuo oman lisänsä koko yrityksesi toimintaan.

Mieti, miten paljon sinulla itselläsi menee näihin tehtäviin aikaa, miten paljon enemmän niihin PITÄISI käyttää aikaa ja minkä arvoista sinun oma aikasi on?

Anja Kadziolka
Kirjoittaja on yrittäjä ja kahden lapsen äiti
www.mamaonbis.fi