Joskus kotitoimisto on korvaamaton. Erityisesti flunssakautena, jolloin lapset ovat kotona. Kun työtä voi tehdä vain muutaman tunnin pätkissä, on parempi että työpisteelle ei ole pidempi kuin muutaman sekunnin matka. Kodin ulkopuoliselle toimistolle lähtemisessä ei näin lyhyessä ajassa ole järkeä. Paitsi jos joku toinen hoitaa lapsia, silloin olisi hyvä löytää pakopaikka. Joskus paras toimistohotelli on lähimmän huoltiksen kahvila.

Kysyin jonkin aikaa sitten Mamaonbis Facebook-sivuilla, missä yrittäjä-äidit tekevät töitään. Vastauksia tuli kaiken kattavasti:

• Ilman lapsia onnistui vielä kotitoimistolla
• Kun lapsi tuli, työt tehtiin toimistolla
• Työt tehdään kirjastossa ja kotona
• Kotona ja toimistossa
• Kotona
• Omissa toimitiloissa
• Asiakkaan ja yhteistyökumppaneiden tiloissa,
• Ulkomailla kotona, lapset seurana.

Yrittäjä-äidin elämä on vapaata mutta myös ilman tasaista rutiinia. Mikä on tietysti sekä hyvä että huono. Moni on tyytyväinen työskentelyyn kotona, ja onhan se mukavaa, kun ei tarvitse pingottaa esimerkiksi pukeutumisen kanssa, mutta tiedän kokemuksesta, että pidemmän päälle kotitoimistoilu turruttaa, jos ei säännöllisesti käy tapaamassa verkostonsa jäseniä ja virkistäytymässä muualla!

Toimiston tarve on yksilöllinen. Jos yrityksessä on useampi työntekijä, on toimistolle suurempi tarve, kuin jos yrityksessä on yksin. Ei toki välttämätöntä silloinkaan! Toimistohotelli voi olla hyvä ratkaisu niin yksin yrittävälle kuin useamman henkilön työllistävälle yritykselle. Toimistohotellissa yrittäjällä on yrityksen toimipiste, mutta osan viikosta voi kuitenkin pitää etäpäivinä kotitoimistolla.

Kotitoimisto vai toimistohotelli?

Toimistohotellit tarjoavat usein yhden hengen huoneita, joissa voi piiloutua oven taakse ja jemmata mappinsa turvaan. Joillekin ehkä oman työhuoneen vuokraaminen tuntuu houkuttelevalta, etenkin jos kotona ei työhuoneelle ole tilaa. Itseäni tämä ei houkuttele, sillä kammoan ajatusta siitä, että sulkeutuisin päiväksi omaan "koppiini". Kotitoimistolla saan olla yksin, yksinäistä koppia en kaipaa. Ja koska työhuoneella tulee vietettyä lopulta aika vähän aikaa, ei koko kuukauden vuokraa ole järkevää maksaa.

Kotitoimistolla saan olla yksin, yksinäistä koppia en kaipaa. Ja koska työhuoneella tulee vietettyä lopulta aika vähän aikaa, ei koko kuukauden vuokraa ole järkevää maksaa.

Kodin ja työn yhdistämisessä ihanteellista toki olisi, jos kodin voisi pyhittää levolle ja jättää työt toimistolle. Jos yrityksellä on toimitilat: myymälä tai vastaanotto, on jako selkeä, ainakin ulkopuolisen silmissä. Mutta jos työ on verkkopohjaista, on käytännössä aivan sama, missä työtä teet. Jos olet kouluttaja tai konsultti, et ehdi viettämään paljon aikaa toimistolla. Tärkeät paperit on yksinkertaisinta pitää kotona kaapissa. Ja ainakaan omassa työssäni en pyörittele papereita, vaan kaikki tarvittava on tietokoneella. Uskon, että näin on monella muullakin.

Yksi toimiston ehdottomia hyötyjä on tiedon jakaminen ja toisilta oppiminen. Näistä työyhteisön tuomista eduista yksinyrittäjä usein jää paitsi.

Yksi toimiston ehdottomia hyötyjä on tiedon jakaminen ja toisilta oppiminen. Käytäväkeskustelut eivät ole turhia ja kahvitauoilla voi saada yllättäviäkin oivalluksia omaan työhönsä. Sosiaalinen kanssakäyminen toisten yrittäjien kanssa on kuin ryhmäterapiaa, ja parasta se olisi silloin, jos sitä voisi tehdä satunnaisesti työn lomassa. Näistä työyhteisön tuomista eduista yksinyrittäjä usein jää paitsi.

Miten yhteisö voi säästää aikaasi?

Infoähky uhkaa meistä jokaista eikä aina ole aikaa lukea uusimpia uutisia. Yhteisön sisällä voi uuden oppimista jakaa niin, että aikaa säästyy lukemiselta, ja lukemisen ymmärtämiseltä.

Yhteisön kesken voi sopia esimerkiksi niin, että jokainen pitää tiiviin esityksen jostain sovitusta aiheesta.

Koska meistä jokainen on asiantuntija omalla toimialallamme, meille tuskin olisi suuri vaiva päivittää toistemme tietoa omastamme. Jos yhteisössä on asiantuntijoita markkinoinnista, myynnistä, taloushallinnosta, verotuksesta ja tietotekniikasta, voi jokainen hyötyä toisensa osaamisesta. Yhteisön kesken voi sopia esimerkiksi niin, että jokainen pitää tiiviin esityksen jostain sovitusta aiheesta. Jokainen esitys olisi kuin pieni suullinen blogaus, joka kestäisi vain noin 15 minuuttia, mutta olisi jäsennelty ja tiivis tietopaketti jostain tietystä aiheesta.

Minkälainen on unelmien toimistohotelli?

Silikonilaaksossa toimistotiloja suunnittelut John Ferrigan kertoo FastCompany-verkkolehden artikkelissa, miten hänen mielestään tärkeintä on ajatella avokonttoria kerroksittain. Toimistoon tulisi luoda erilaisia alueita eri tarkoituksiin, koska yksi ratkaisu ei koskaan ole hyvä kaikille. Mietin, mitä kaikkea unelmien toimistohotelli sisältäisi, mitä sen tulisi tarjota, että itse kävisin siellä?

1. Viihtyisä, rento ja luova työtila. Yrittäminen on luovaa työtä, joten se vaatii luovuutta myös työtilojen suhteen. En itse näe mitään syytä siihen, että toimiston pitäisi näyttää toimistolta, tärkeintä on, että sisustus on rauhallinen, mutta värejä ja erilaisia materiaaleja sisustuksessa pitäisi uskaltaa käyttää. Sisustus luo tunnelman koko toimistoon!
2. Tilat pitäisi olla jaettu niin, että toimistohotelli ei olisi vain yksi iso hälyisä tila, vaan eri alueita eri tarkoituksiin: sosiaalisia tiloja, joissa voi keskustella mistä tahansa polttavasta asiasta ja järjestää koulutuksia. Rauhallisia työtiloja, joissa istutaan tekemässä hiljaa töitä sulkeutumatta kuitenkaan yksin omaan koppiin. Pöytiä ja sohvia sopivassa suhteessa.
3. Äänieristettyjä puhelinkoppeja, joissa voi puhua rauhassa puhelimessa. Monelle avokonttoriin meneminen ei ole käytännössä mahdollista, sillä he tarvitsevat puhelinta jatkuvasti työssään. Kopit antaisivat rauhan puhelinkeskustelulle mutta myös muille toimistossa istuville.
4. Edullinen mahdollisuus käydä joustavasti, esimerksi muutamana päivänä viikossa. Yrittämisen vapaus katoaa, jos toimistolle täytyy raahautua joka päivä vain siksi, että siitä maksaa vuokraa. Toisaalta vuokran maksamisessa ei ole järkeä, jos paikalle ei ehdi kuin harvoin. Se, että ei koskaan ehdi toimistolle on vain yksi syy lisää tuntea syyllisyyttä, jota riittää äidin elämässä muistakin asioista…
5. Järjestettyjä lyhyitä tietoiskuja ja laajempia koulutuksia. Hyvin organisoitu toiminta vaatii vetäjänsä, joten yhteisössä pitäisi olla joku, joka järjestää koulutuksia, ei vapaaehtoistyönä vaan jonkinlaisella korvauksella.
6. Keittiö, jossa voi keittää kahvia ja syödä lounasta. Viihtyisä keittiö on ehdoton yhteisten ruokahetkien paikka.
7. Toimistohotellin työntekijä, joka pitää keittiön siistinä ja hoitaa tiedotusta ja vuokrasopimuksia ym. toimistohotelliin liittyviä asioita.
8. Lapsiparkki, johon voi tarpeen tullen jättää lapsen leikkimään hetkeksi.
9. Ilmainen parkkipaikka.

Aihe on itselleni juuri nyt ajankohtainen, sillä irtisanouduin juuri työtilastani Jätkäsaaressa. Nähtäväksi jää, mihin kuntaan tai kaupunkiin koneeni seuraavaksi siirrän, mutta toistaiseksi siirryn jälleen takaisin "vapaaksi" yrittäjäksi, kahviloiden pöydille ja jo valloitettuun vierashuoneeseen. Helpotus kotitoimistossa, siis ihan omassa toimistohuoneessa on siinä, että tavarat ja paperit voi jättää juuri siihen mihin ne sillä hetkellä jäivät, ja jatkaa siitä seuraavalla kerralla. Koska huoneen oven saa lukkoon, tavaroita ei tarvitse siirtää lapsilta turvaan, eikä piiloon toisten katseilta. Vierashuone on äidin työpaikka, ja sen tietävät jo lapsetkin.

Minkälainen olisi sinun unelmiesi työyhteisö? Vai kaipaatko sellaista? Kerro kommenteissa!

Anja Kadziolka
Kirjoittaja on yrittäjä ja kahden lapsen äiti
www.mamaonbis.fi