Esihenkilöviestintä on tärkeä osa johtamista ja varsinkin aloittavalle esihenkilölle tärkeä tapa tulla tutuksi ja tutustua omaan tiimiin.
Tässä esihenkilöviestinnän työkalupakissa kerron esihenkilön viestintätehtävistä ja annan kymmenen viestintävinkkiä työtään aloittavalle esihenkilölle.
Esihenkilöviestintä on tärkeä osa johtamista ja varsinkin aloittavalle esihenkilölle tärkeä tapa tulla tutuksi ja tutustua omaan tiimiin.
Tässä esihenkilöviestinnän työkalupakissa kerron esihenkilön viestintätehtävistä ja annan kymmenen viestintävinkkiä työtään aloittavalle esihenkilölle.
Mihin esihenkilöviestintää tarvitaan?
Esihenkilön työtehtäviä kuvaillaan ja jaotellaan monella tavalla, esimerkiksi asioiden ja ihmisten johtamiseen, osaamisen johtamiseen ja motivoimiseen. Kaikkia näitä tarvitaan, mutta lähes kaikkeen tarvitaan myös viestintää!
Viestinnän asiantuntijana toivonkin, että jokaisessa organisaatiossa kirjattaisi ylös esihenkilön työtehtävät sekä viestintä osana työnkuvaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:
Esihenkilön ydintehtäviä ovat mm.:
Viestiä organisaationne strategiasta, tavoitteista ja tehtävistä, niin, että jokainen ymmärtää, mitä tehdään, miksi, miten ja milloin sekä mikä on jokaisen tiimiläisen rooli tavoitteiden saavuttamisessa.
Ohjata työntekijöitä tavoitteiden mukaiseen suuntaan.
Vastata perehdyttämisestä sekä määritellä työtehtävät, vastuut ja yhteiset pelisäännöt.
Hyvän ilmapiirin ja innostuksen luominen.
Oman tiimin osaamisen johtaminen.
Toiminnan koordinointi niin, että jokainen tiimin jäsen tietää, mitä hänen tulee tehdä, milloin, miten ja missä.
Tulosten ja työpanosten arviointi ja niistä kertominen.
Motivointi ja palautteen antaminen.
Tulevaisuudesta ja organisaation näkymistä sekä koko toimialan kehityksestä kertominen.
Luottamusta rakennetaan vuorovaikutuksella ja viestinnällä
Aloittavalle esihenkilölle voi olla vaikeaa hahmottaa, mistä ja miten lähteä tiimin kanssa liikkeelle. Jos tiimisi henkilöt eivät ole ennestään tuttuja, tärkeintä on ensimmäisenä tutustua puolin ja toisin – kuunnella ja rakentaa luottamusta, ennen kuin lähdet toteuttamaan suurempia muutoksia ihmisten arkeen.
Ennen kuin uusi esihenkilö voi toimia uskottavasti, hänen tulee lunastaa roolinsa. Muutos- ja johtamisvalmentaja Timo Erämetsän sanoin hänen tulee saada lupa johtaa. Se tarkoittaa yllä olevista asioista, kuten tavoitteista ja pelisäännöistä, keskustelemista oman tiimin kanssa. Kun kanavat ovat niin sanotusti auki, sinun on helpompaa kertoa tiimillesi, mitä odotat heiltä, mikä tulee muuttumaan ja miksi ja mitkä ovat sinun tehtäviäsi heidän esihenkilönään.
Esihenkilön tulee astua laatikon ulkopuolelle ja tavata ihmisiä myös kasvokkain.
Esihenkilöviestinnän kymmenen vinkkiä aloittelijalle:
Esihenkilönä sinun tulee viestiä omana itsenäsi eikä luomassasi kuvitteellisessa roolissa. Kerro avoimesti toimintaperiaatteesi ja mihin uskot esihenkilötyössä ja minkä vuoksi.
Kerro myös rohkeasti uusista ajatuksistasi ja ideoistasi, mutta pikku hiljaa. Ne voi esittää monella tavalla ja ennen kaikkea työpaikan kulttuuria kunnioittaen.
Jos olet itse räväkkä ja lennokas viestijä ja muut introverttejä insinöörityyppejä, kannattaa omaa vuorovaikutustyyliä mukauttaa vastaavasti ja esittää muutosideat esimerkiksi tosiasioiden ja lukujen pohjalta. Jos taas olet introvertti, pyri lisäämään vakuuttavuutta asiasisällön lisäksi äänenkäytölläsi ja kehonkielelläsi.
Ole tietoinen kehonkielestäsi ja keskity kuuntelemiseen. Vaikka osoitat sanallisesti hyväksyntää ja kuuntelemista, et ole uskottava, jos kehonkielesi osoittaa sinun ajattelevan jotakin muuta. Ole siis läsnä, kun sinulle puhutaan ja osoita kuuntelevasi kehonkielelläsi ja kysymällä tarkentavia kysymyksiä.
Kun annat tai saat palautetta, älä tyrmää tai jyrää sanallisesti tai kehonkielellä. Tuima ilme ja kädet puuskassa kertovat keskustelekumppanille enemmän kuin tuhat sanaa.
Panosta kahdenkeskisiin keskusteluihin, koska niissä voit keskittyä täysin tiimisi jäsenen sanalliseen ja sanattomaan viestintään – ja toisin päin. Näin väärinymmärrysten riski minimoituu ja voit tehdä tarkentavia kysymyksiä tiimisi jäsenen sanattoman viestinnän pohjalta. Esimerkiksi: näen, että olet tästä asiasta hieman epäileväinen. Kerrotko miksi?
Tarkkaile tiimisi jäsenten keskinäistä kemiaa ja yritä tunnistaa heidän vuorovaikutustyylejään. Kuka on suupaltti ekstrovertti, kuka taas tahtoo jäädä taka-alalle tarkkailijaksi eikä sano helposti mielipidettään? Kuka nauttii yksityiskohtien hiomisesta, kuka asioiden visioimisesta?
Kerro, kysy, kuuntele ja katsele. Ota selvää, mitä sinulta ja työltä odotetaan. Älä tyrmää lennokkaitakaan ajatuksia ja ideoita. Tarkkaile, miten niihin suhtaudutaan. Sopikaa yhdessä tavoitteet, pelisäännöt, aikataulut, vastuut ja miten tavoitteiden toteutumista seurataan.
Mieti etukäteen, miten käsittelet sinuun kohdistuvia negatiivisia tunteita. Sinua kohtaan voi olla ennakkoluuloja tai jokin sinussa, toimintatavoissasi tai ajatuksissasi voi ärsyttää. On hyvä nostaa kissa pöydälle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa rakentavalla tavalla ja avoimien kysymysten avulla.
Ujuta viestintä viikkosuunnitelmaasi kirjaamalla ylös, mistä asioista viestit, missä tilanteissa ja kenen kanssa sekä miksi ja miten (kanavat).
