Toimistossa työskentelevä. Istutko työtuolisi takana kuin unissakävelijä pari tuntia ja lähdet kahvipaussille, kun työkaveritkin näyttävät lähtevän vai vasta sitten, kun kiireiltäsi ehdit? Vai keskeyttävätkö työkaverit tai puhelut sekä saapuvat mailit (bing-äänen kera) sinua jatkuvasti? Miten ajankäytön hallinta sujuu? Tuntuuko, että työpäivä täyttyy kaikenlaisella "puuhastelulla", eikä mitään ehdi tehdä kunnolla keskittyen. Keskeytätkö itse työkaverin, esimiehen tai alaisen menemällä tämän luokse heti, kun jokin asia mieleen juolahtaa, vai maltatko odottaa sopivaa hetkeä siten, että keskeytys mahdollisimman vähän häiritsisi tätä.
Toimistossa työskentelevä. Istutko työtuolisi takana kuin unissakävelijä pari tuntia ja lähdet kahvipaussille, kun työkaveritkin näyttävät lähtevän vai vasta sitten, kun kiireiltäsi ehdit? Vai keskeyttävätkö työkaverit tai puhelut sekä saapuvat mailit (bing-äänen kera) sinua jatkuvasti? Miten ajankäytön hallinta sujuu? Tuntuuko, että työpäivä täyttyy kaikenlaisella "puuhastelulla", eikä mitään ehdi tehdä kunnolla keskittyen. Keskeytätkö itse työkaverin, esimiehen tai alaisen menemällä tämän luokse heti, kun jokin asia mieleen juolahtaa, vai maltatko odottaa sopivaa hetkeä siten, että keskeytys mahdollisimman vähän häiritsisi tätä.
Keskittymisen voima
Ala- ja yläasteella kokeet kestivät yleensä 45 minuuttia. Lukiossa aikaa oli useimmiten 3 tuntia. Yliopistossa tentit olivat useimmiten 4 tunnin kestoisia. Uskoisin, että lukiosta lähtien tenttien kesto on siitä 2–4 tunnin haarukassa. Oletko miettinyt, miten intensiivisesti koe- tai tenttitilaisuudessa pystyt keskittymään ajatteluun ja tekemiseen? Puhutaanpa vaikka äidinkielen aineesta, jossa tekstiä tuotetaan reilun konseptipaperin verran.
Kotona et todennäköisesti selviäisi aineen kirjoittamisesta samassa ajassa. Miksi? Siksi, koska häiriötekijät on minimoitu koe- tai tenttitilaisuudessa. Et voi mennä Facebookiin härväämään, soittaa tai vastata puhelimeen kavereille tai hakemaan pientä purtavaa jääkaapilta, mitä todennäköisesti kotona tapahtuisi. Toisekseen deadline eli rajoitettu aika laittaa aivot toimimaan tavoitehakuisesti. Kun aikaa on esim. 3 tuntia, aikaa ei välttämättä riitä tussurointiin. On pakko keskittyä!
Työpaikalle työtehokkuutta
Miten tätä oppia voitaisiin hyödyntää työpaikoilla? Olisi viisasta antaa työrauhaa työkavereille ja lisäksi rytmittää työpäivää. Lisäksi työpäivän suunnittelu etukäteen prioriteetteineen lisää työtehokkuutta. Kannattaa sopia ns. pelisäännöt työyhteisössä. Tällöin jokainen voi kunniottaa niin toisten kuin omaa arvokasta työaikaa. Kuvitteleppa, että koe- tai tenttitilaisuudessa sinut keskeytettäisiin 10 minuutin välein jonkun toimesta ja kullekin joutuisit vastaamaan jotain järkevää. Ihan samalla tavalla käy työtehtävien parissa. Ajatuksen joutuu kokoamaan aina uudelleen ja hyvä ajatustyö (mahdollisesti flow) katkeaa.
Yksi tapa rytmittää työpäivää ja luoda työrauhaa työyhteisössä on sellainen, että klo tasan – varttia vaille on ns. rauhallinen työaika, jolloin kukaan ei keskeytä toisia, ellei ole aivan ratkaisevan pakottava tarve vaikkapa asiakastyön järjestymiseksi. Sitten varttia vaille – tasan olisi ns. välitunti (kuten koulussakin), jolloin työskentelyä jatketaan, mutta tällöin kuka tahansa saa käydä esittämässä mielen päällä olevia kysymyksiä toisille. Tietenkin tässä "välitunnin" aikana on järkevintä käydä santsaamassa kahvia tai käydä wc:ssä. Näin rauhallisena työaikana häiriöt saadaan minimiin. Tällöin jokainen oppii työskentelemään työhönsä keskittyen ja keräämään mieleen tulevat kysymykset ja kysymään ne kerralla toisilta keskeyttämättä toisia jatkuvasti. Samalla tulee selvää rytmitystä työpäivään.
Priorisoi tehtäväsi
Priorisointi on helppo tehdä vaikka ihan tyhjälle paperille eli viimeistään työpäivän alussa (tai edellisenä iltapäivänä) tulee miettiä paperille 6 tärkeintä työtehtävää kyseiselle päivälle. Ja kun mietintätyö on tehtynä aloitetaan listan mukaisesti kohdasta 1. eteenpäin tekemään tehtävä tehtävältä invensiivisesti keskittyen. Priorisoinnissa on myös se hyvä puoli, että jos sairastut kesken työpäivän tai "joudut" lähtemään asiakastyön pariin, voit antaa listan kollegalle tai esimiehelle, jotka pitävät huolen, että tärkeimmät työtehtävät tulevat tehdyksi – joku voi siis jatkaa työtehtäviä listan mukaisesti.
Ajattelepa vielä sellaista, että kouluissa ei olisi välitunteja. Oppilaat hyppisivät seinille. Ei kukaan jaksa keskittyä tauotta montaa tuntia, mutta silti on tärkeää keskittyä silloin, kun pitää keskittyä. Rytmiä työpäivään saa esim. 45 min / 15 min syklillä. Yritä saada tuolloin rauhaa myös puhelimen käytöltä äläkä kyttää maileja. Tarkoitus ei ole pitää kahvitaukoja tunnin välein, vaan työskennellä keskeytyksittä 45 minuuttia ja keskittää kaikki häiriöt ja tauot tunnin viimeiselle vartille. Ja kaikki noudattavat samaa sääntöä.
Paranna omaa ja toisten työtehokkuutta etsimällä keinot keskittyä työtehtäviin paremmin!
Juha Ahola
Vauhtipyörä.fi
