Ihmisellä on aika usein yleviä ajatuksia. Etsitään parempaa elämää, huikeita seikkailuja tai vaikkapa downsiftataan. Mutta ajanhallinnassa ei ole kyse näin suurten asioiden saamisesta, vaan siitä että on selvästi tavoiteltavia asioita.

Ainakin itsellä ajanhallinnassa tuppaa olemaan ongelmana moniajo. Liikaa projekteja käynnissä ja niiden priorisointi on aina hankalaa. Mutta ongelmaan on loppujen yksinkertainen ratkaisu eli ajanhallinta. Joku viisas on sanonut, että paraskaan kartta ei auta jos ei tiedä minne on menossa. Ja väliin tuntuu, että omat päämäärät ovat liian epämääräisiä.

Opiskelussa oma päämääränäni on aika kaukana eli haluan jossain elämän vaiheessa saada vielä uuden tutkinnon aikaiseksi. Mutta se päämääränä on aika kaukana ja olenkin järkiperäistänyt oma ajankäyttöäni ja pilkkonut asian osatavoitteisiin.

Eli yksi ajanahallinan peruspilareista on luoda itselleen sellaisia tavoitteita, jotka ovat konkreettisiä ja tavoitettavissa. Eli hyvä elämä ei ole sellainen, mutta esimerkiksi tutkinnon suorittaminen on. Eli hiukan toisin sanoen, tavoite on sellainen jonka tietää saavuttaneensä.

Aikaraja

On myös tärkeätä luoda tavoitteelle aikaraja. Se yksinkertaisesti konkretisoi tavoitteen ja tavoitteen etenemistä voi seurata. Mutta ehkä pelkkää lopputavoitetta ei kannata kirjata ylös vaan välitavoitteita matkalle. Niiden toteutumista on helpompi seurata.

Aikarajojen liäksi on hyvä laittaa asiat tärkeysjärjestykseen. Ainakin itse olen alkanut pohtimaan asioiden jakamista kolmeen ryhmään eli a, b ja c-asioihin. Ja sen laajempaa jaottelua en halua edes suorittaa. ja tuolta saa sitten hyvät eväät päivän suunnitteluun. Suunnittelu voidaan tehdä niinkuin softasuunnittelussakin eli top-down -menetelmällä. Eli ihan yksinkertaisesti lähdetään suurista suuntaviivoista ja päästään hiljalleen yksityiskohtiin, eli vaikka vuosi -> kuukausi -> viikko -> päiväsuunnittelmat. Ja muistetaan muuta pikku perusasia:

• Jokaiselle päivälle noita tärkeitä A-asioita
• Täytetään päivät 60%:sti eli jää aikaa myös yllättäville asioille.
• Tärkeät ja tarkkaavaisuutta vaativat asiat aamupäivälle
• Rutiinihommat iltapäivälle
• Seuraa ja merkitse ylös

Ajanhallinassa on myös tärketä seurata omia saavutuksia eli seurata oman kalenterin merkintöjä. Eli tarkistaa oletko ollut tekemässä sitä suunnitelmiasi asioita vaiko aivan jotain muuta. Ja seurannan tekemiseen ei välttämättä tarvitse kovinkaan kummoisia työkaluja. Itsellä seuranta hoituu A5-kokoisella vihkolla. Siellä on jokaiselle päivälle oma sivunsa, johon pyrin merkitsemään päivän tehtävät ja myös asiat joita tein. Eli saan sitä kautta näkemyksen siitä mitä asioita olen saanut tehtyä suunnitelmallisesti ja myös sen mihin aika kuluu.

Näin pohdin tänään, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com