Pauli Vuorio, myyntikouluttaja, toimitusjohtaja Power Competence Oy

Todistetusti monissa tehtävissä 80 prosenttia tuloksesta tehdään 20 prosentissa työajasta. Aina on mahdollista parantaa ja saada enemmän aikaan. Kaikissa tapauksissa emme tiedä miten se tulee tapahtumaan, mutta se on todistetusti mahdollista. Sama pätee laatuun lähes kaikilla mittareilla.

Tässä esittämäni ajatuksenvirta tähän liittyen saattaa aiheuttaa joissakin vastustusta ja/tai tahattomasti tai ehkä tahallaankin väärinymmärrystä. Joku lukija saattaa jopa tuntea, että ajatukseni koskee nimenomaisesti hänen työtehtäväänsä, josta en tiedä yhtään mitään ja josta annetaan epäreilua kritiikkiä.  Mikäli näin käy, sanon provosoivasti, että ehkäpä nyt osui ja upposi. Ainakin toivon, että pysähtyisit hetkeksi miettimään, mikä ja miksi kirpaisi.

Tässä esittämäni ajatuksenvirta tähän liittyen saattaa aiheuttaa joissakin vastustusta ja/tai tahattomasti tai ehkä tahallaankin väärinymmärrystä. Joku lukija saattaa jopa tuntea, että ajatukseni koskee nimenomaisesti hänen työtehtäväänsä, josta en tiedä yhtään mitään ja josta annetaan epäreilua kritiikkiä.  Mikäli näin käy, sanon provosoivasti, että ehkäpä nyt osui ja upposi. Ainakin toivon, että pysähtyisit hetkeksi miettimään, mikä ja miksi kirpaisi.

On vaikeaa kiteyttää lyhyesti ja ytimekkäästi kaikki asiaan liittyvä siksi, että työtehtävät ja tekeminen ovat niin moninaisia. Yksittäiset iskulauseet ja elämänviisaudet, olivat ne kuinka hyviä ikinä tahansa, eivät kerro aiheesta koko totuutta.

Tarkoitus ei siis ole kritisoida sinun alaasi tai muitakaan aloja tai tehtäviä, saati kaikkia tekijöitä, vaikka suuri osa tämän kirjoituksen aihesisällöstä koskee suurinta osaa työtehtävistä. Tarkoituksena on pikemminkin herätellä siihen, että todellisia tekijöitä on vähän suhteessa kaikkiin samoissa tehtävissä työskenteleviin. Kaikki eivät saa samoja tuloksia aikaiseksi samoissa tehtävässä juuri millään alalla.

Mielestäni on oleellista ymmärtää, että työhön käytetty aika työn tehokkuuden mittarina on vain osa tuloksen tekemistä. Asia on siis kaikkea muuta kuin mustavalkoinen.

Missä vika, kun töitä tehdään hiki hatussa, mutta tulosta ei synny?

Työelämäasiantuntijoiden mukaan sadat tuhannet tekevät töitä myös vapaa-aikanaan ja kotonaan, mutta se ei kirjaudu mihinkään. Moni ahkera tekeekin nykyisenä etätyöaikana enemmän kuin esihenkilö määrää. Jotkut saavat tästä kiitosta ja palkkion, esimerkiksi lisää palkkaa tai vapaapäiviä, toiset taas eivät, tekivät mitä tahansa tai kuinka paljon tahansa.

Tärkeä asia eli työteho näyttää olevan yhtälailla, ellei enemmänkin, erittäin jakautunutta. Joissakin saman alan yrityksissä työ ja tekeminen paitsi näyttää tehokkaalta, on sitä, kun taas toisessa saman alan yrityksessä pyörii härdelli, jossa hiki ehkä päällisin puolin lentää, mutta toiminnassa ei ole tehokkuuden, toimivuuden ja asiakastuntemuksen näkökulmasta päätä eikä häntää. Ainakin asiat pitäisi tehdä toisin ja paljon paremmin ja tärkeysjärjestyksenkin tulisi olla tyystin erilainen. Yksilötasolla erot näkyvät meille usein selkeämmin kuin organisaatiotasolla.

Olen tavannut lukuisan määrän yrityksen johtoa ja työntekijöitä, joilla on päällisin puolin valtava kiire ja hässäkkä, mutta enemmän näennäisesti, kun toivottua tulosta ei synny. Itsekin olen tähän lukuisat kerrat syyllistynyt.

Juuri kukaan ei vain yleensä oma-aloitteisesti heti myönnä, että vikaa on pahasti ja ennen kaikkea tavassa tehdä kun signaali tästä tulee muilta. Toki löytyy joukko niitä, jotka ovat ihan itse tämän ottaneet esille ilman puolusteluja. Silloin tilanne on tyystin toinen.

Ensimmäinen reaktio ulkopuolelta tulleeseen havaintoon on kuitenkin lähes täysin poikkeuksetta tyrmäävä: ”Sä et tiedä mistä puhut --- et ole minun asemassani” tai muita puolustusreaktioita kuule usein. Totta kai asiaan vaikuttaa se, millä tavalla asian tuot esille. Harva palautetta saanut kuitenkaan ajattelee ensimmäisenä, että asiat voisi tehdä toisin ja ihan eri tuloksilla.

On ihan vitsi, että kun kriittinen havainto tulee asiakkaalta, uskoisimme kliseeseen ” asiakas on aina oikeassa”. Toisin tekemisen osalta ensimmäinen asenne palautteeseen on, että asiakas on aina väärässä: ei tätä mitenkään muuten voi tehdä!
 
Emme ota helposti kriittisiä ja toisenlaisia ajatuksia vastaan varsinkaan silloin, kun meillä on asiantuntemusta ja kokemusta työstä. Ohitamme helposti palautteen ja kehitysehdotukset häiritsevinä ja rutiineja rikkovina ja palaamme vanhaan, tuttuun ja turvalliseen suorittamiseen.

Jos pitää tehdä jotain, mitä ei haluta tehdä omien kokemusten takia, mikään ei koskaan tule muuttumaan niin kauan, kun tuo mielikuva omakohtaisesta kokemuksesta säilyy itselle totuutena.

Tästä hyvä esimerkki on myyntityö. Ihminen tekee mitä vain vältelläkseen myyntityötä tai uskottelee itselleen, että jokin muu toiminto korvaa sen niin kauan, kunnes myyntityö muuttuu omissa mielikuvissa ja uskomuksissa positiivisemmaksi.
 
Ihmisillä on luonnostaan taipumus huijata itseään ja tuskin sinäkään olet poikkeus. Muutamia esimerkkejä itseä huijaavista ajatusmalleista:

• Kun asia X tapahtuu, Y seuraa automaattisesti perässä.
• Pystyn muuttamaan toista ihmistä, vaikka hän ei tahtoisikaan muuttua.
• Pystyn vain silloin tekemään luovia ja oikeita ratkaisuja, kun saan inspiraation. (Vaikka näin toimien suurimmalta osalta jäisi suurin osa kaikesta tekemättä).

Näitä itsensä huijaamisen tapoja on lähes rajattomasti.

Yleisesti ottaen huijaamme itseämme tekemällä täysin samoja asioita täysin samoin kuin ennenkin, mutta odottaen erilaisia tuloksia kuin ennen. Ihan kuin joku (tai sinä itse) ei voisi tehdä näitä töitä paljon paremmin ja tehokkaammin.  Varmaa on, että tekemällä asioita samoin kuin ennenkin, voimme odottaa samoja tuloksia kuin ennenkin.

Joskus tiedämme, että asioita pitäisi muuttaa, mutta olemme neroja keksimään, miksi muutos tapahtuu vasta myöhemmin. Toisin sanoen aina vain myöhemmin eli SITKU. Teemme asioita muka parhaalla mahdollisella tavalla, kunnes havahdumme muutospakkoon. Pakko onkin monesti se paras konsultti, joka saa aikaan muutoksen.

Pakko tulee joko yksittäisen asian seurauksena äkisti tai hitaammin yhteiskunnallisen, taloudellisen tai muun ison muutoksen myötä. Esimerkkeinä tästä ajasta voidaan mainita koronaepidemia ja tekoäly. Molemmissa tapauksissa ulkopuolinen tekijä pakottaa toteuttaman asioita eri tavalla. Saatamme jopa huomata, että se, minkä uskoimme olevan mahdotonta, onkin mahdollista ja lopulta toteamme, että näin tämä olisi aina pitänyt hoitaa / näin tämä toimii paremmin / näin saamme parempia tuloksia.

Sama työ, samat tehtävät - täysin eri tulos?

Samalla toimialalla yhdessä ja samassa työssä on hyvin tehokasta ja ahkeraa toimintaa ja toisessa ihmiset ovat kyllä työpaikalla tai työnsä ääressä, mutta eivät varsinaisesti töissä tuloksen kannalta. Ainakaan tulosta ei synny vaan vietetään vain aikaa eikä esimerkiksi palvella asiakasta kunnolla. Tätä näkee paljon.

Toivon, ettet käsitä ”viettämässä aikaa” -ilmaisun tarkoittavan vain laiskottelua ja töiden välttelyä, vaan tiedostamatta tapahtunutta ajautumista tai rutinoitumista. Tekemistä, jonka voisi tehdä toisin.

Nykyajan työelämässä vaaditaan, että tekijä kykenee johtamaan itseään, mutta niin ei läheskään aina tapahdu. Totuus on, ettei kaikista ei ole siihen. Kaikilla ei ole itseohjautuvuuteen tarvittavia kykyjä eikä välttämättä halujakaan. Suuren osan näistä kyvyistä, taidoista ja motivaatiosta voi hankkia. Osan saa koulutuksen kautta, osan yksinkertaisesti tekemällä ja osan olemalla osa itselle sopivaa tiimiä.

Jos itseohjautuvuuteen ei ole edellytyksiä, mutta sitä vaaditaan, tilanne johtaa helposti edellä mainittuun näennäiseen työntekoon; näytetään tekevän töitä, mutta työ ei tuota toivottua tulosta. Se voi johtua siitä, ettei tekijä siihen kykene tai mikäli hän on johdettava työntekijä, esihenkilön tavoitteen asetanta ja delegointikyky jättävät parantamisen varaa tai siksi, että kyseinen henkilö on ”vaan töissä täällä” eli työmotivaatio ja tekeminen puuttuvat kokonaan. Onko työnjohto onnistunut tehtävässään saada tekijät sisäistämään tavoitteet ja antaa edellytykset toteuttaa ne?

Joskus kiireen ja työpaineiden keskellä taisteleva huomaa yhtäkkiä, että työteho on vähitellen hiipunut. Kaikki eivät tunnista tai tunnusta tätä. Tutkimustenkin mukaan kiire ja paineet voivat vähentää työtehoa merkittävästi. Tärkeämpää on kuitenkin kiinnittää huomiota pelkän tehdyn ajan sijasta tuloksiin – siihen, että työtehoa ja työn arvoa ei pitäisi laskea vain työssä vietetyn ajan vaan tulosten mukaan.

Löysin netistä muutamalla klikkauksella hakutulosten kärjestä opinnäytetöitä ja pari julkisen sektorin esitystä, joiden mukaan ”tehollinen työaika lasketaan työn ääressä vietetyn ajan mukaan henkilöstön työelämässä koetun laadun avulla.”  Tämähän on tuloksien kannalta ihan höpö höpöä!

Ja tämä vuonna 2024! Meillä on vielä edessä pitkä, pitkä matka…

Syitä oman työtehon puutteelle löydetään useimmiten ulkopuolisista tekijöistä

Kyse on kuitenkin myös siitä, että ne, jotka ovat tekevinään töitä, eivät tunnista tai tunnusta eroa siihen, että kollegat saattavat saada samoissa töissä moninkertaisia tuloksia. Motivaatio on myös ratkaiseva - tulee mieleen ikivanha sanonta, että kun työnantaja on maksavinaan palkkaa, niin työtekijä on tekevinään töitä. Tietenkään raha ja ansainta eivät todistetusti useimmille ole ainoa, eikä edes se suurin motivaattori.

Kun työllä on tekijälle syvempi tarkoitus, arvostus ja käsitys, miksi työtä tehdään ja mitä tavoitellaan, voi tapahtua ihmeitä. On korkea aika päivittää määritelmiämme ja asenteitamme työn tekemisestä ja työtehosta.

Me suomalaiset olemme saaneet viimeinkin tällä vuosituhannella sapiskaa siitä, ettemme tee riittävästi töitä. Aiemmin monella on ollut meistä mielikuva maailman ahkerimpana kansana.

Ensi kertaa tämän kuulleessa asia voi tuntua suomalaisista kummalliselta, sillä korkean tuottavuuden maissa kuten täällä, jokainen työtunti tuottaa enemmän tulosta kuin matalamman tuottavuuden maissa, ja yritykset maksavat korkean tuottavuuden maissa työntekijöilleen myös korkeampaa tuntipalkkaa.

Arvostatko työhön käytettyä aikaa, vaivaa, hikeä, verta ja kyyneliä enemmän kuin lopputulosta?

Pelkkä aika työtehon ja ahkeruuden tärkeimpänä mittarina ja palkanmaksun perusteena on tosiasioiden pohjalta monin osin aikansa elänyttä. Tähän tukeudutaan kuitenkin sekä yksilötasolla että laajemmin Suomessa erittäin sinnikkäästi.

Tämä on hyvin ymmärrettävää, sillä suurin osa työstä on ollut todella pitkään eniten työn tekemisen aikaan sidottua, mihin perustuvat pitkälti työehtosopimuksetkin tänä päivänä. On selvää, ettei nykykäytännöstä noin vain päästä irti, koska edelleen on paljon tehtäviä, joissa täytyy olla paikan päällä tiettynä aikana, jotta tehtävät tulevat ylipäätään tehdyksi. Monilla työpaikoilla pitäisi kuitenkin miettiä, että sen sijaan, että vaihdetaan vain aikaa rahaa vastaan, vaihdettaisi aikaa tuloksiin.

Haastamalla ajattelu- ja työtapasi voit löytää syvemmän merkityksen työhösi, ja alat arvostaa ja mitata tuloksia pelkkien työtuntien sijasta.

Jotta haastamisesta olisi hyötyä lopputuloksen kannalta, täytyy sanojen muuttua teoiksi.   
Jotta toimintaa todella tapahtuu, täytyy raivata ensin psykologiset esteet pois tieltä.

Kun pohtii nykyajan työelämää, voi päätyä vaikka seuraavaan kaavaan:

TULOS = TULOKSENTEKOKYKY X TYÖAIKA  

Lisäksi tästä vielä tarkemmin voi huomata, että:  

TULOKSENTEKOKYKY = TYÖTAVAT X MOTIVAATIO

Mitä mieltä olet?