Olen aika pitkään pohtinut sitä, miksi kalenterin avulla tapahtuva ajanhallinta ei vain toimi. Ja yksi syy sihen on varmaankin ollut kalenterin väärä käyttö. Eli olen pyrkinyt ajastamaan päivän tehtävien mukaan ja määritellyt tekoajan eri tehtäville.

Normaali peruskalenteri ohjaa helposti siihen, että päivän tehtävät laitetaan johonkin kellonaikaan suoritettavaksi ja tällöin nille yrittää keksiä jonkin kestoajan. Toisaalta taasen suunnittelemalla työ- tai opisekelupäivän pitäisi pystyä laatimaan työlista päivälle ja merkkaamaan pakolliset tapaamiset kalenteriin.

Itse olen pyrkinyt kehittämään työtapaani entistä suunnitelmallisemmaksi eli tekemään pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnittelua. Lähinnä pyrin selvittämään kuukauden, viikon ja päivän tehtävät eli organisoimaan päivän järkevästi. Organisoinnin tarkoituksena on saada aikaiseksi jollain mittarilla mitattava tehokkuus.

Suurin osa kalentereista on minun käyttöön liian monimutkaisia tai yksinkertaisia. Pelkällä kellonaikalistalla en tee mitään, koska silloin käytän sitä vääräoppisesti eli kiinnitän tehtävät johonkin kellonaikaan. Ja toisaalta pelkällä tehtävälistalla en myöskään tee mitään, koska silloin joudun selaamaan kalenteria tapaamisten takia. Paras yhdistelmä minulle olisi varmaankin päiväkohtainen kalenteri, johon on merkitty sekä kellonaikoihin liittyvät tapahtumat, päivän työlista sekä muutamia muita pakollisia tietoja.

Itse olen pohtinut asiaa jonkin verran ja lukenut esimerkiksi Filosofian Akatemian sivuilta mukavaa ajattelun hallinnan opasta. Oppaassa on käyty mukavasti läpi nykyisen hektisen maailman määrittelemistä työlistojen yms. kautta. Noiden lähtökohtien kautta aloin rakentamaan omaa kalenteria omien erityistarpeiden täyttämiseksi. Eli kalenteria, jolla saan päiväni rytmitettyä sekä myöskin erilaiset tehtävät listattua sekä organisoitua. Ja myöskin tehtyä hiljalleen pois.

Kalenterin avulla pyrin muokkaamaan omaa toimintaani entistä tehokkaamaksi, jolloin saan entistä enemmän aikaiseksi lyhyemmässä ajassa. Eli moniajon sijaan tehtävät peräkkäin ja tehokkaamin.Tarkoitus on saada itselle lisää vapaa-aikaa.

Itse lähdin siitä lähtökohdasta, että tarvitsen päivälle määrättyjä muistutuksia sekä myöskin jonkinasteisia mittareita asioiden suorittamiselle. Eli mietin mitkä osiot ovat päiväkohtaisesti tärkeitä ja listasin ne:

• Haluan tietää onko: työ-, koulu, ja vapaapäivä
• Työ- tai opiskelutuntien määrä
• Pakolliset lääkkeet, niitä alkaa tässä iässä tulemaan. Kuten esim. kalkit ja vitamiinit.
• Kellonaikohin liittyvät toimet
• Pakolliset tehtävät
• Olisi kiva keritä
• Pakolliset mailit/puhelut
• Muistiinpanot

Noiden vaatimusten ja pohtimisen jälkeen päätin luoda itselle päiväkalenterin, josta kyseiset asiat irtovat helposti. Eli loin yksinkertaisen sivun, josta tiedot löytyvät. Ja yksinkertaisuuden vuoksi jätin vielä juoksevat päivämäärät merkkaamatta ja kirjoitan itse ne paikalle. Eli samaa päiväsivua voi käyttää tulevaisuuteen asti.

ja jotta kalenterin käyttö onnistuu, niin olen tehnyt seuraavanlaisen työlistan itselle. Eli kerran kuussa pyrin rakentamaan kuukauden työlistan tiedossa olevista asioista ja siirrän sieltä kerran viikossa asioita viikkolistalle. Ja päivittäin teen työlistan kyseiselle päivälle. Paras vaihtoehto sille olisi tehdä se edellisenä iltana ja silloin seuraavana päivänä saa tehdä vain asioita pois.

Kalenterin työlistassa on ensimmäisenä kohtana toiminto: päivän työlista. Ja se muistuttaa aina siitä, että ensin on suunniteltava päivä ja vasta sitten töihin. Ja asialla on yksinkertainen syy: listaamalla päivän tehtävät vähennetään muistin kuormitusta ja voidaan keskittyä napsimaan tehtäviä yksi kerrallaan pois listalta. Ja samalla näkee, mikäli päivälle on pakollisia tapaamisia, kokouksia tai myöskin soitettavia tai mailattavia asioita.

Päiväkalenteri on yksi kohta koko kalenterijärjestelmää, jolla pyrin opettelemaan pitämään työni järjestyksessä. Ja uskoisin sen toimivan, koska tuolla suuressa maailmassakin harrastetaan samankaltaista ajattelua. Yksi esimerkki samasta mallista on David Allenin GTD, jossa työt toteutetaan kurinalaisesti.

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com