Blogin arkisto

Noin 20 hengen yrityksen on alettava organisoitua

Share |

Maanantai 11.5.2015 - Heikki Luoma


heikkiluoma.jpgMuistan hallituksen puheenjohtajan Teron sanat edelleen, vaikka hän sanoi ne monia vuosia sitten. Tero sanoi, että yrityksen kasvaessa noin 20 henkilön yritykseksi sen on muutettava toimintatapaansa tai tulee vaikeuksia. Meitä oli silloin 10.

Työssäni olen huomannut, että Teron sanat pitävät paikkansa. Joissakin yrityksissä vaikeuksia esiintyy, tai ne tunnistetaan aikaisemmin kuin toisissa, mutta Teron 20 henkeä on aika hyvä peukalosääntö.

Mistä vaikeuksista on kyse?

Vaikeudet voivat ilmetä mm projektien viivästymisinä, alhaisena laskutusasteena, liikevaihdon kasvun hiipumisena jne. Tuloksena on heikompi kannattavuus kuin aikaisemmin.

Yksi oire on myös se, että yrityksessä toimivien omistajien ja toimitusjohtajan aika ei kerta kaikkiaan enää riitä kaikkien asioiden hoitamiseen samalla laadulla kuin he haluaisivat asioita hoitaa. Siitä voi seurata turhautumista, mikä leviää koko väkeen ja aiheuttaa ilmapiirin heikkenemisen.

Vaikeuksien syitä voi tarkastella tiedon kulun kautta. Yrityksen toimintahan on yhteistoimintaa yrityksen tavoitteiden saavuttamiseen ja yhteistoiminnan edellytys on, että tieto siirtyy henkilöiden välillä.

Alle kymmenen henkilön mikroyrityksessä yhteydet on helposti hoidettavissa. Kun yrityksen henkilöstön määrä kasvaa, kasvaa mahdollisten yhteyksien määrä eksponentiaalisesti. Yhdellä uudella palkattavalla henkilöllä on 10 hengen yrityksessä yhdeksän, mutta 20 hengen yrityksessä 19 rajapintaa toisiin työntekijöihin.

Yritys monimutkaistuu vauhdilla kun yhteistoiminnan rajapintojen määrä kasvaa. Siitä tulee vaikeammin hallittava, tieto kulkee heikommin, päätökset viivästyvät ja voivat olla heikompia laadultaan.

Yksi paha virhe, joka toisinaan yrityksissä tehdään, on nimittää syntyviä vaikeuksia henkilöiden asenteista johtuviksi. Vaikeudet harvoin johtuvat perimmältään asenteista. He vain yrittävät tulla toimeen vallitsevissa olosuhteissa.

Yritykselle tulee tarve organisoitua.

Organisoituminen tarkoittaa, että tehtäviä ja tiedonkulkua on määriteltävä uudelleen.

Tiedon kulussa ei 20 hengen yrityksessä ole tehokasta kokoontua koko porukalla miettimään yksittäistä myyntikeissiä tai asiaskaprojektia. Asia koskee ehkä viittä henkilöä, mutta mukana on 15 muuta. On organisoiduttava niin, että henkilöt, joita käsiteltävä asia ensisijaisesti koskee, käsittelevät asian ja tekevät päätöksiä.

Organisoituminen aiheuttaa muutoksia toimintatapoihin. 

Henkilömäärän kasvu merkitsee yhteistoimintaan tarvittavien kokousten määrän kasvua. On opittava pitämään tehokkaampia kokouksia.

Kasvu merkitsee myös raportoinnin kehittämistä, koska enää ei voi kaikkea raportoida suullisesti. On tuotettava oleelliset tiedot kirjoitetussa muodossa.

Kasvussa jotkut henkilöt pääsevät ja joskus joutuvat esimiehiksi, joko virallisesti tai epävirallisesti, halusta ja joskus tahtomattaan. Esimiehen tulee tehdä esimiehen työ. Moni pk-yrityksen esimies ei tunnista, mitä esimiehen työ on ja siksi hän ei tee sitä.

Esimiehen työn oleellinen osa on, että hän ohjaa muiden työtä. Ohjaus merkitsee, että työtä on suunniteltava. Mitä on tehtävä ensi viikolla, ensi kuussa tai ensi vuosineljänneksessä?

Suunnittelu on vaikeaa työtä ja sitä vaikeanpaa mitä pidemmästä aikajänteestä suunnitelmassa on kyse. Se on yksi syy miksi ei suunnitella. Kyvyt eivät riitä tai halutaan päästä helpolla.

Organisoituminen merkitsee hierarkian laajenemista. Hierarkia on pienessäkin yrityksessä ja tiedät sen siitä, ettei potkuja anneta demokraattisesti vaan jollakin on enemmän valtaa päättää kuin toisilla.

Esimiesten työ eroaa muiden työstä. Esimiehillä on vaikutusvaltaa alaistensa työhön. Ellei vaikutusvaltaa ole, eivät he ole esimiehiä ja esimiesasema tulee lakkauttaa. On opittava vaikuttamaan toisiin myönteisellä tavalla.

Hierarkia ja organisoituminen eivät ole kielteisiä ilmiöitä. Ne ovat myönteisiä asioita ja oikein toteutettuina parantavat yrityksen ilmapiiriä ja tulosta. Ne ovat avain kasvuun. Ellei niitä toteuta, voi edessä olla vuosiakin kestävä vaikeuksien vyyhti, jonka konkurssi päättää lopulta.

En väitä, että organisoituminen olisi helppoa. Päin vastoin. Se on pirun vaikeaa. On opittava uusia asioita, joita ei olla koskaan ennen tehty. Samalla on pystyttävä luottamaan enemmän työntekijöihin, mietittävä tavoitteita, tehtävä suunnitelmia ja seurattava miten ne toimivat.

Kaikkea ei pidä tehdä heti. On parasta, että organisoituminen alkaa ajoissa ja kehittyy ajan kanssa vastaten kunkin hetken tarpeisiin ja ihmisten oppimisvauhtiin. Taustalla on oletus, ettei se koskaan pääty. Tiedämme sen suuryritysten uudelleen organisoitumisista ja rakenteiden viilauksista.

Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi

Avainsanat: Heikki Luoma, esimies, hierarkia, kasvu, organisaatio, organisoituminen, pk-yritys, toimintatapa


Kommentoi kirjoitusta


Nimi:*

Kotisivun osoite:

Sähköpostiosoite:

Lähetä tulevat kommentit sähköpostiini