Puhutaan ajanhallinnasta, mutta et voi oikeasti hallita aikaa. Voit vain hallita miten käytät aikasi.

Avaatko jokaisen saapuneen emailin saman tien kun kuulet koneelta pim? Tai vastaatko puheluun kesken kokouksen kertoaksesi soittajalle, että olet varattu?

Tutkimusten mukaan jokainen keskeytys aiheuttaa keskittymisen herpaantumisen. Kestää keskimäärin 18 minuuttia, että saat keskeytystä edeltäneen keskittymistason.

Ensimmäinen askel oman itsesi hallintaan saamisessa on se, että alat puolustautua. Tarkoitan sillä sitä, että suojelet omaa aikaasi.

Jos ajattelet, että aikasi on sinun omaasi ja sinä päätät miten sen käytät, alat palvella itseäsi.

Jos sallit kaikkien keskeytysten tulla puolustuksesi läpi, et hallitse ajankäyttöäsi, mutta et hallitse edes itseäsi.

Keskeytysten hyväksymisellesi on tietenkin jokin syy ja arvaan, että useimmilla syy liittyy pelko, että jää jonkin merkittävän tapahtuman ulkopuolelle, ellei lue s-postia heti tai vastaa puhelimeen silloinkin kun ei oikeastaan voi keskustella.

Ehkä pyrit hallitsemaan asioita ja pysyäksesi kärryillä mahdollisimman monesta asiasta koko ajan, reagoit heti ulkoa tuleviin impulsseihin. Käykin niin, että tiedät asioista, mutta ruuhkaa on liikaa. Olet kuin liikenneruuhkaan juuttunut autoilija.

Kukaan muu ei voi täydellisesti sanoa sinulle miten sinun on hallittava itseäsi. Vain sinä voit sen tehdä omasta puolestasi. Se on hyvä alku itsehallinnalle, vai mitä? Mietit miten hallitset itseäsi. Alat itsesi diktaattoriksi.

On olemassa muutamia niksejä mistä voit aloittaa. Voit tutkiskella mikä sopii sinulle ja muodostaa itsellesi sopivan tavan toimia.

Ajanhallinnan eli itsehallinnan niksejä:

• sulje puhelin siksi ajaksi kun teet keskittymistä vaativaa tehtävää
• lue sähköpostit tiettynä ennalta miettimänäsi aikana. Esimerkiksi lounasta ennen, jälkeen, työpäivän päätteeksi jne
• varaa kalenteriin aikaa tehdäksesi keskittynyttä ajattelua edellyttävät tehtävät. Teet kalenteriisi tapaamisen itsesi kanssa!
• kun joku huikkaa "puhutaanko tästä…" vastaa vaikka "en nyt ehdi. Sopiiko että puhutaan siitä klo 16?"
• älä varaa kalenteriasi täyteen. Jätä aikaa vapaaksi yllättäviä uusia asioita varten. Niitä tulee joka tapauksessa ja ellei sinulla ole aikaa, olet kusessa.
• tutkaile milloin ole virkeimmilläsi. Jos virkeystasosi on korkein aamuisin, tee silloin voimakasta ajattelua vaativat työt.
• silloin kun virkeystasosi on alhaisin, tee selkäytimelläsi hoidettavat työt
• suunnittele päivääsi ja viikkoasi kalenteriin tai muistikirjaan. Aikaa menee 2-3 minuuttia ja säästät sen varmasti takaisin. Lisäksi sinulle tulee levollisempi mieli.

Noilla taktiikoilla pääset hyvin alkuun. Aikaa myöten tule paremmaksi ja paremmaksi itsehallitsijaksi.

Kun hallitsee itseään, osaa johtaa itseään.

Eräs amerikkalainen entinen esimieheni sanoi, että ellei osaa johtaa itseään, ei pysty johtamaan muita. Toivon että se motivoi sinua eteenpäin.

Arvostan jos haluat antaa palautetta tai oman mielipiteesi alla olevaan kommenttikenttään tai lähetä minulle s-postia.

Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi