Aina silloin tällöin tulee pohdittua omaa mailistrategiaa. Eli kuinka usein luen maileja, miten vastaan niihin sekä myös miten organosoin mailiboksin. Ja joskus pohdin sitäkin asiaa, että miksi kaikkiin maileihin pitää vastata jotain ja miksi töissä odotetaan vastusta lähes samantien.

Vaikka tuntuu väliin aika turhanpäiväiseltä pohtia tuollaista asiaa, niin mailien käsittely kuluttaa aika suuren osan työajasta. Varsinkin jos niitä kokoajan lukee, käsittelee ja vastailee. Hiukan aiemmin pohdin asiaa ohimennen blogikirjoituksessa ja totesin että maileja ei kannata lukea kolmea kertaa useammin työpäivän aikana.

En välttämättä usko, että edes kolmesti päivässä on tarpeellista lukea maileja. Varsinkin oamssa ammatissa eli softasuunnittelussa työaika pitäisi rauhoittaa mahdollisimman pitkälle sen oiken työn tekemiseen. Eli itse lukisin mailit mieluiten kerran päivässä.

Nykyisessä työalämässä on vain opittu siihen, että sähköposti on ykkösviestintäväline tilanteessa kuin tilanteessa ja useinkin sen käyttö vie enemmäna aikaa kuin ns. oikeiden ja tärkeiden töiden teko. Eli eletään mailiboksin komentojen mukaan. Aika monella töissä on jatkuvasti mailiohjelma auki ja kun laatikkoon kolahtaa maili, niin se luetaan välittömästi. Ja siihen yleensä vielä vastataan jotain riippumatta siitä olisiko se ollut tarpeellista.

Kumpi on tärkeämpää mailirumban pyörittäminenkö vaiko tuottava työ. Mailien käsittely näyttää tehokkaalta, mutta useinkin se on vain näennäistehokkuutta.

Mutta moniko ajattelee kuinka pahasti omat työt keskeytyy sähköpostejä käsitellessä. Käytännössä sen hetkisen työvaiheen saa yleensä aloittaa uudelleen ja luoda ajatuskulut alusta lähtien. Eli käytännössä sama työvaihe tehdään uudelleen alusta alkaen.

Ja tämä on se syy, joka vaatii itselle oman mailistrategian eli järkevän tavan toimia mailien kanssa. Ja itse olen hiljalleen tullut siihen lopputulokseen, että töissä ei saisi olla niin kiireistä tehtävää että se pakottaisi pitämään mailiboksia koko ajan aukia ja seuraamaan saapuvien viestien ilmoituksia. Ja pohdin tuota asiaa jonkin verran ja olen tehnyt itselle oman mailistrategian:

• Mailit luetaan vain kerran tai kahdesti päivässä.
• Lukuhetkellä ne organisoidaan järkevään kansiorakenteeseen. Esim. projekteittain ja kuukausittain.
• Kaikkiin maileihin ei tarvitse vastata olenkaan. Vastataan vain silloin kun vastauksella on merkitystä.
• Jos pitää vastata, niin katsotaan kestääkö vastaaminen minuutin kaksi vai pidempään. Pikavastaukset heti ja pitkät vasta kun on aika vastata niihin. Myöhemmin vastattavat voi vaikka laittaa omaan kansioon odottamaan vastausta 1-3 päivän sisällä.
• Luetaan vain maileja jotka ovat sillä hetkellä ajankohtaisia. Eli esim. uutiskirjeet luetaan silloin kun on aikaa varattu niiden käsittelylle.
• Käytetään eri tilanteissa vakipohjia jolloin saa mailin nopeasti tehtyä.
• Ylimääräiset ja turhat uutiskirjeet yms. kannattaa lopettaa. Ne vain täyttävät postilaatikon.

Strategia näyttää loppujen lopuksi aika tylyltä. Maileja ei lueta koko ajan ja vastapuoli joutuu pahimmillaan odottamaan vastausta jopa parikin päivää. Töitä tehdessäni saatan joutua joskus selittäämään sitä, että näen tuottavan työn tärkeämmäksi kuin mailiboksin vahtaamisen.

Toinen tärkeä asia on se, että organisoin mailiboksin kunnolla. Teen kunnollisen kansiorakenteen ja käytän myös sitä. Tämähän tarkoittaa, että inboxissa on ainostaan käsittelemättömät mailit ja lukukerralla organisoin mailit suoraan omiin kansioihinsa. Tälle on aika yksinkertainen syy eli se, että haluttu maili löytyy arkistosta nopeamminja myös se, että myöhemmin vastattavat mailit löytyvät yhdestä paikasta.

Todennäköisesti myös mailehin päteen tuo Pareton sääntö eli 20% maileista on tärkeitä ja loput 80% ovat työnteon tai vapaa-ajan kannalta turhia. Eli käytännössä pyrin keskittymään noihin 20 % maileista ja loput ovat alemmalla prioriteetillä käsittelyssä.

En tiedä onko tämä toimiva mailistrategia, mutta ajattelin vihdoinkin päästä eroon siitä, että mailit ohjaavat työpäiväni edistymistä sen sijaan että itse prioroisoisin työpäivän tehtävät ja käsittelen mailit niille varattuna aikana.

Kuhan pohdin ja mietin omaa strategiaa, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com