Luin ohimennen Tietoviikosta Microsoftin Areenasta lyhyttä blogitekstiä, joka käski heittää paperikalenterin roskiin. Mielestäni blogitekstin sanoma oli se, että sähköistäminen on tärkeänpää kuin prosessin kehittäminen. Eli siirtymällä paperikalenterista ja muistikirjasta sähköiseen versioon tuottavuus paranee.

Ajatus on hieno, mutta pelkkä siirtyminen sähköisiin työkaluihin ei ole ratkaisu. Oikeampi ratkaisu on oman työprosessin kehittäminen. Eli luoda työprosessista sellainen, että se tukee käytettäviä työkaluja.

Jos paperisesta muistikirjasta ei löydy oikeita niin sähköinen versiokaan ei paranna asiaa. Käytännössä muistiinpanot ovat sielläkin yhtä hujanhajan. Käytännössä prosessin kehttäminen on se ratkaisu jota silloin vaaditaan. Eli alkuvaiheessa pitää opiskella muistiinpanotekniikkaa ja niiden arkistointia. Ja vasta sitten kun ymmärtää itse kuinka asia toimii voi siirtyä sähköiseen versioon.

Suosittelen pohtimaan ongelmaa omien muistiinpanojen löytämisessä sekä niiden arkistoinnissa. Ja yksi tärkeä työvaihe on muistiinpanojen järjestäminen sääännöllisesti. Järjestämiseen kuuluu mukaan myös arkistointi sekä tietojen ryhmittely.

Sitä en kiellä etteikö sähköiset työkalut olisi hyviä. Mutta olen edelleen sitä mieltä, että tarvitaan sekä perinteisiä esstä sähköisiä työkaluja. Esim.kirjaa luettaessa muistiinpanot ovat nopeampi tehdä muistikirjaan tai idean nappaaminen jostain kuvasta on mukava tehdä repäisemällä pala vaikkapa mainoksesta ka niittaamalla se muistikirjaan kommentin kera.

Joskus kun itse oppisi sen, että työkaluja pitää kehittää vasta sitten kun prosessi on selvillä.

Kuhan pohdin, Kari…

Kari Vahtolammi
Kirjoittaja on hiukan yli viisikymppinen yrittämisestä, opiskelusta (TTY) ja psykologiasta kiinnostunut it-alan ammattilainen.
www.karivahtolammi.com