Kun yritys oli muutaman hengen kokoinen, kaikki istuivat samassa työtilassa ja asiat hoidettiin ruudun yli huikkaamalla. Silloin oli mikroyrityksen johtoryhmä paikalla ja samalla se oli koko henkilöstön kokous.
Muutamia työntekijöitä lisää ja yrityksen työntekijöiden tehtävät eriytyvät enemmän ja enemmän toisistaan. Kaikki eivät tee, eivätkä pysty tekemään kaikkea, eikä jokaista koske kaikkien muiden asiat.
Kun yritys oli muutaman hengen kokoinen, kaikki istuivat samassa työtilassa ja asiat hoidettiin ruudun yli huikkaamalla. Silloin oli mikroyrityksen johtoryhmä paikalla ja samalla se oli koko henkilöstön kokous.
Muutamia työntekijöitä lisää ja yrityksen työntekijöiden tehtävät eriytyvät enemmän ja enemmän toisistaan. Kaikki eivät tee, eivätkä pysty tekemään kaikkea, eikä jokaista koske kaikkien muiden asiat.
Se mikä toimi kun yritys oli pieni, ei enää toimi kunnolla. Yhä useampi henkilö jakaa vastuita. Vastuun jakaminen luo tarpeen yhteistoimintaan.
Yhteistoiminnan foorumi on kokous. Se ei ole ainoa foorumi, mutta tärkein. Yhteistoiminta edellyttää, että on päätettävä yhdessä ja se luonnistuu parhaiten pitämällä kokous.
Pienessä yrityksessä kaksi kokousta voi riittää. Yksi on kaikille työntekijöille tarkoitettu kokous, jonka luonne on tiedottava.
Toinen on johtoryhmä. Sen luonne on päättävä.
Seuraavassa on kolme ideaa johtoryhmätyöskentelyn käynnistämiseen.
1. Hoida muodollisuudet
Muodollisuuksia ovat kokousten asialistat, päätösten kirjaaminen ja johtoryhmän kokousaikataulu. Kokouksella on puheenjohtaja. Hän on toimitusjohtaja.
Asialista on hyvä olla vakiomuotoinen, mikä tarkoittaa, että se sisältää mm myynnin ja markkinoinnin, tuotannon, tuotekehityksen, talouden, henkilöstön ja muut asiat. Muut asiat ovat muita asioita, jotka eivät kuulu toisten otsikoiden alle.
Pöytäkirjoja on kahta eri mallia.
Toisessa mallissa kirjataan ylös mitä kokouksessa tapahtui, kuka sanoi mitäkin jne. Se malli on tavallinen politiikassa ja julkisella sektorilla, eikä sitä kannata matkia pk-yritykseen.
Yksinkertainen pöytäkirja on ns päätöspöytäkirja. Siihen kirjataan mitä kokouksessa päätettiin. Tunnin kokouksen jälkeen voi olla yksi päätös, mutta se voi olla merkittävä tulos.
Kokousaikataulusta on hyvä periaate. Kokous pidetään vakioaikaan. Se voi olla joka toinen perjantai klo 14.30 tai joku muu tarkoituksen mukainen aika.
Oleellista on, että ajankohta on tiedossa etukäteen ja muut toimet, työt ja puuhat kiertävät johtoryhmän kokouksen ajankohdan. Nimittäin muuten käy helposti niin, että johtoryhmän jäsenillä on muuta, heidän mielestään tärkeämpää puuhaa juuri silloin kuin pitäisi puhua yrityksen tulevaisuuden suurista kysymyksistä.
2. Valitse johtoryhmän jäsenet
Jäseniksi on valittava sellaiset henkilöt, joiden työllä on merkitystä muille yrityksessä työssä oleville. Sellaisia, joiden työllä ei ole vaikutusta, ei pidä ottaa johtoryhmään muuten kuin poikkeuksellisesti.
Johtoryhmässä tulee olla läsnä koko yrityksen toimintojen edustus. Kun myynti ja markkinointi on kahdella henkilöllä, niin molemmat mukaan tai, jos vain toinen on johtoryhmässä niin hän edustaa molempia. Edustus kuitenkin edellyttää, että hän voi vaikuttaa molempiin.
Johtoryhmän perustaminen johtaa organisoitumiseen ellei sitä ole aikaisemmin tehty. Se on hyvä asia. Se määrittää vastuita ja valtuuksia. Se on kasvua henkisesti osallisille.
3. Luo johtoryhmän työskentelytapa
Johtoryhmän katseen on oltava tulevaisuudessa ja hyvä aikajänne on vuosi. Vuosi on luultavasti pidempi aikajänne kuin mihin yrityksessä on totuttu sen ollessa pieni. Vaatii omaksumista ja vaivaa suunnitella toimintaa vuoden tähtäimellä.
Johtoryhmä etsii ratkaisuja mm sellaisiin kysymyksiin kuin mitkä ovat vuoden tulostavoitteet, mitä tuotteita tullaan kehittämään, miten myyntiä ja markkinointia kohdistetaan, mihin panostetaan rahaa, onko henkilöstöä kehitettävä ja kuinka jne
Kaikki tuo vaatii henkistä pääomaa, analysointia ja kykyä tehdä johtopäätöksiä. Se on haaste nopeatempoisessa mikroyrityksessä toimineille. On opeteltava uutta, mutta se on samalla henkistä kasvua suurempiin saappaisiin.
Toimitusjohtajalle suurin haaste yleensä on muodostaa joukkue.
Joukkue on joukko ihmisiä, jotka pyrkivät samaan päämäärään. Jalkapallojoukkue pyrkii yhteistoiminnassa voittamaan pelin. Yrityksen johtoryhmän on toimittava samalla tavalla joukkueena yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi,
Joukkueen muodostamiseksi jäsenten tulee ottaa toisiaan korvista kiinni. Ellei pidä lupauksiaan, saa siitä vastata kaikille muille johtoryhmän jäsenille ja muiden on pantava sitoumusten pettäjä tilivelvolliseksi. Primadonnien, vapaamatkustajien ja sooloesiintyjien roolia on uudistettava, jotta syntyy joukkue.
En nyt kirjoita maailman huippufirmasta vaan tavallisesta suomalaisesta pk-yrityksestä, joten on aivan selvää, että osaamisessa ja taidoissa voi olla puutteita. Siihen on ratkaisu. Se on apu.
Jäsenten on pyydettävä apua kun hän ei pysty itse suoriutumaan ja toisaalta, muiden on autettava. Kaveria ei jätetä, mutta kaveri vastaa siitä, että osaa pyytää apua. Epäonnistuminen ei ole paha asia, mutta jos jättää tekemättä sitoumuksensa, tai tekee pieleen siksi, ettei osaa eikä pyydä apua niin se on paha asia.
Noilla ideoilla pääsee alkuun.
Työskentelytapojen kehittäminen on prosessi. On mahdotonta sanoa, milloin se päättyisi, joten se ei ole projekti. Ota ensimmäinen askel ja lähde matkalle, jonka lopputuloksena kehittyy kasvava kannattava yritys.
Vuosien päästä sinä ja koko joukkueesi voitte olla tyytyväisiä itseenne.
Heikki Matias Luoma
Actional Oy
www.actional.fi
